深田税理士事務所様

リレーション導入のきっかけは
メール対応効率アップ!

深田税理士事務所
左から 深田壽税理士、深田寿浩さん

大阪府豊中市にある深田税理士事務所。
今回、税理士事務所の皆さんがどんなきっかけでRe:lation (リレーション) を導入し活用しているのか、お話を伺いました。

税理士の仕事は信頼が大事!

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Q税理士事務所でのお仕事内容を教えていただけますか?

寿浩さん: 私たちは、月に一回お客様の会計チェックをして、期末に控えている決算を行い税務署に報告するということをしています。

深田税理士事務所は、TKC全国会に加入していて「会計データは毎月締める」ことをしています。毎月締めたものはデータセンターに伝送しており、締めたものは訂正することができない仕組みになっています。

もし仕訳などで間違ったものを正す場合は、逆仕訳をして修正したことを記録することになります。そのため、税務署や銀行からはTKCのソフトを使っているということで信頼を持ってもらえるようになってきています。

リレーションは資料の添付も便利!

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Qリレーションは事務所の中でどのようにお使いですか?

寿浩さん: 所長(深田税理士)と私ともう一人の3人で事務所宛のメールの対応に使っています。

Qリレーション以外にはどのようなソフトをお使いですか?

寿浩さん: 先ほどお話しした月次と年次決算処理を行うTKC経理ソフト、その他にはWordやExcelなどを使っています。

深田税理士事務所は経営改善計画にも強く取り組んでいて、経済産業省が実施している再生支援の経営改善支援センター(認定支援機関)として、申請書や計画書などの資料を作成したりするのに利用しています。

グループで同時に利用できる、リレーション

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Qリレーションを導入していただいたきっかけは何でしょうか?

寿浩さん: 何と言ってもグループで使える!ということですね。お客様へ連絡事項や資料を添付して送ったりするのにメールを使っているのですが、今までのメールソフトでは同時にログインすることができない仕組みになっていたんです。

メールを確認したい時にログインできない、メールが見れないということが多く発生していて、その度に「誰か今ログインしてる?」と声かけしたりしてました。

リレーションにしてからはその手間も時間もなくすことができました。

今までのメールアドレスを引き継げるので導入がスムーズ!

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Qその他に、リレーション導入のきっかけはありますか?

深田税理士さん: 私の事務所では、私の下に2人の担当者がそれぞれお客様を分担していて、その担当者をサポートするスタッフがいるという3構造の体制になっています。

私たちは税理士事務所用の1つのメールアドレスを私と担当者全員で共有して使っていて、それぞれお客様のメールを担当者に割り振って対応するようにしています。返信内容によってや決裁が必要なものについては私に確認依頼がくるようになっていて、リレーションでは「担当者設定」と「承認機能」で実現できるのがポイントでした。

またリレーションの「それぞれ担当者が自身のIDとパスワードでログインして同時に作業すること」ができることと「今まで利用していたメールアドレスをそのまま引き継いで使うことができる」のがいいですね。

リレーションでもTKCで利用しているメールアドレスは引き続き使えますので対外的には何の連絡も必要なくとてもスムーズに導入できました。

リレーションは管理しやすくて、作業効率アップ!

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Qリレーションの機能で、良いなと感じていただいている点は何ですか?

寿浩さん: メールを作成中に自動で保存されていることですね。しかも作成途中のメールはリアルタイムに他のメンバーからも見えるため、スタッフがどんな返事を書いているのかを把握することができています。

また、リレーションはバージョンアップの度にできることが増えていってるので嬉しいです。

これからの電子申請にリレーションを活用!

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Q今後どのようにリレーションを使っていきたいとお考えですか?

寿浩さん: コメント機能は、今のところ隣り合わせで座っているので、直接画面を見て確認したりすることが多くて使えていませんけれど、今後事務所の人数が増えてきたりすると必要ですし使っていきたいと思います。

深田税理士: 年末調整の扶養控除もそうですし、マイナンバー制度の件もあってこれから税務関係では電子申請が増えていくのですが、中小企業でまだまだメールが使えてない会社が多いのが現状なので、リレーションをそれぞれ企業に使ってもらってメールと電子申請を行える環境を整えてもらうなどできたらいいですね。

深田税理士: やはり税理士の仕事柄、節税対策の詳しい説明などをするにはFace to Faceでお付き合いすることが多いですけれど、今後申請や申告書などの電子化を受けてメールでのやり取りも増えてきますし、やはりメールでのやり取りの良さも考えて、それぞれを使い分けていきたいと考えています。

本日はありがとうございました。今後ともリレーションをよろしくお願いいたします。

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    週10件程発生してた
    ミスがゼロになりました!

    株式会社はぐくみプラス様

    「たまごリピート」と「Gmail」複数名で問合せメールを管理していましたが、「返信被り」「名前間違い等の送信ミス」「終わりの目処が立たない」といった課題がありました。Re:lationを導入すると、メール仕分けの時間が削減され、ミスを無くすことができました。今後はスタッフ全員で質を上げ、顧客満足度向上につなげたいと思います。

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    携帯メールオプションで
    メール到達率が100%に!

    株式会社ハーバーリンクスジャパン様

    今まで共有のIDでログインしてメール対応をしていたのですが、 同じお問合せに対して複数人が同時に処理をしてしまうなどの問題がありました。リレーションを導入すると、週に3~4回あった対応漏れがゼロになりました。携帯アドレスにも確実に届くようになったので、お客様からメールが届いていないという問合せもなくなりました。

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    100万通を超えるメール
    移行も簡単でした!

    株式会社レッドビジョン様

    実は他社も検討していて、実際テストアカウントも発行してもらって比較テストをしました。その結果、使い勝手や画面の見やすさでRe:lationに決めました。 導入すると、メール対応業務にかかる時間が短縮され、業務効率が上がりました!Gmailなど普通のメールで業務されている企業には絶対にオススメです。

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    パソコンが苦手な
    スタッフでも1週間で覚えられた!

    えそらフォレスト株式会社様

    導入前はたまごリピートとGmailを利用して2人で問合せのメール対応を行っていましたが、「メールの優先順位付けができない」「振り分けできない」「履歴を探すのが大変」といった課題がありました。他に比べたシステムもありましたが、比べればRe:lationが一番良いシステムであることは誰もがわかると思います。選ばない理由はないですよ!

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    ミスがなくなり、スタッフの
    対応の質も均一化できた!

    株式会社magicnumber様

    これまでは無料のメールシステムを使っていたので、わざわざ有料にする価値があるのか?と思っていましたが、トライアルを使っているうちに「これは絶対に変えるべきだ!」と思いました。むしろ、使わない選択肢がありませんでしたね。メールを対応する人が2~3名を超えるのであれば、是非Re:lationをおすすめしたいですね!

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    外出中でも安心してメール
    対応を任せられるように!

    株式会社ルナ様

    Re:lationを導入すると、私が外出しておりスタッフに口頭で説明できない時でも、スムーズに指示ができるようになった時に変化を実感しています。 なので、スタッフに任せながらも顧客対応の質を上げることが出来ました。「携帯にもメールが送れる」という点でRe:lationはおすすめだと思います!

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    全員でファンを作る
    顧客対応ができるように!

    グレースラボ株式会社様

    当時、顧客対応において「業務効率が悪い」「ミスや漏れによるクレーム」といった課題がありました。導入すると、「生産性アップ!」「全体的な顧客対応のレベルアップ!」「ミスがなくなった!」といった効果がありました。
    Re:lationは不要な機能がないのでシンプルに使えるところが良いですね!

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    外注先に任せても、ミスなく
    確実な顧客対応が出来るように!

    株式会社MEJ様

    コールセンターを強化する際に、メール対応も任せたいと考えていました。そんな時Re:lationを知ったのですが、同業他社で売上が伸びている通販企業が使っていたのと、たまごリピートとの連携を期待して決めました。使ってみての感想は「めちゃくちゃオススメしたいメール共有システムです」

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    定期通販にとって顧客対応は
    優良顧客を育てる場所

    クルーズカンパニー株式会社様

    Re:lationを使い始めたばかりですが、一番は、UIがシンプルで見やすい・使いやすいという事が気にいってます。例えば、未対応のメールの一覧の画面で、件名や本文の一部が見やすいので、どのメールを優先的に対応すべきか?というのもすぐに判別がつきます。他にも「上司への承認機能」などもドンドン使うようになりました。