クラウド電話を使うには

ご注意

  • ご利用にはクラウド電話オプション(有料)のお申込みが必要です。
  • オプションのお申込みはサポートチャットまたはsales@ingage.jpまでご連絡ください。
  • 海外からの受電および海外への架電はできません。
  • 発信者番号が表示されない電話は受電できません。
  • 通話以外での内線としてはお使いいただけません。
  • 定休日設定については曜日単位での指定となります。
  • 通話中にリロードを行うと音声が切断されてしまうのでお控えください。
  • 電話可能なユーザは着信時に通話メモが作成される受信箱のアシスタント以上の権限を付与してください。

クラウド電話を利用することで、電話の受発信がRe:lationで行えます。
利用開始時の諸注意や利用時の推奨環境については「クラウド電話オプションの諸注意」をあらかじめご確認ください。

目次

電話機能を使う前に

      1. クラウド電話を利用するには、Re:lationログイン後に表示されるダイアログより、クラウド電話にログインします。もしくは、Re:lation画面上部の[ログイン(電話)]からクラウド電話にログインします。
      2. クラウド電話にログインするとログイン画面が表示されます。
        [ユーザー名][パスワード]を入力して[サインイン]をクリックします。
        ログインが完了するとログイン画面は自動で消え、Re:lationの画面に戻ります。
        ※クラウド電話の[ユーザー名]と[パスワード]はクラウド電話契約時に別途発行されているユーザー情報です。
        Re:lationのログインに使用するユーザー情報とは異なりますのでご注意ください。

      3. クラウド電話にログイン後、Re:lation画面上部に表示される[受付中][オフライン]ボタンによって電話の受付状態を確認・変更できます。
        [受付中]…電話を受けられる状態。
        [オフライン]…電話を受けられない状態。離席時など、電話を受けられない際は[オフライン]にします。
        ※[オフライン]の状態で電話をかけることは可能ですが、電話を受けることはできません。
         [受付中]のまま離席すると、Re:lation受電時にほかのユーザに着信されません。
         離席したユーザに電話がかかったままの状態となりますのでご注意ください。

      4. クラウド電話をかける際に、ダイヤルパッドの国番号の初期値がアメリカになっている場合は、プルダウンより[日本 +81]に変更してください。

電話をかけるには

  1. 電話は次のいずれかの操作からかけることができます。
    ①[新規作成]のプルダウン
    ②メッセージの三点リーダー
    ③関連するお客様情報の電話番号

    ①[新規作成]のプルダウン
    ([電話をかける]をクリック)

    ②メッセージの三点リーダー
    ([電話をかける]をクリック)
    ③関連するお客様情報の電話番号
    (登録されている電話番号をクリック)
  2. ①②の[電話をかける]もしくは③の電話番号をクリックすると画面中央にウィンドウが表示されます。
    電話番号を入力し[発信]をクリックすると発信します。
    電話番号をコピー&ペーストして貼り付けた後、[Enter]キーで電話をかけることもできます。
  3. 通話が開始したタイミングで通話メモが立ち上がり、過去のやり取りがある場合はタイムラインに表示されます。
    ※通話メモは電話を開始した受信箱で作成されます。

電話をうけるには

    1. 着信があると、受電したユーザにコール音が鳴り、画面右下にダイアルパッドが表示されます。
      ※全てのユーザの電話が一斉に鳴るのではなく1ユーザずつ電話が鳴ります。
    2. [通話を受信]ボタンをクリックすると電話を受けることができます。
      通話が開始したタイミングで通話メモが立ち上がり、過去のやり取りがある場合はタイムラインに表示されます。
  • ダイアルパッド上部にチケットが作成されている「受信箱名」および「チケットID」が表示されます
    チケットIDをクリックすると、該当のチケット詳細画面へ遷移します

電話を転送(内線)するには

      1. 電話を別のユーザに転送するには[保留]をクリックし、[クイック接続]をクリックします。
        ※転送(内線)先ユーザが[受付中]になっていない場合は転送できない(受電できない)ためご注意ください。
        ※[保留]を選択せず[クイック接続]を行うと保留音が音声データに含まれるためご注意ください。
      2. クイック接続画面から転送したいユーザを選択し、[呼び出し]をクリックします。
      3. 転送先のユーザにつながり、転送が完了したら[通話を終了]をクリックし通話を終了します。
        ここから発信元と転送先の通話が開始されます。
        ※転送先に繋がり、相手と通話ができることことを確認してから[通話を終了]をクリックしてください。
      4. 通話メモを記入して記録します。
        ※通話メモは電話を受けたユーザ、内部転送を受けたユーザそれぞれの通話メモが作成されます。

      通話メモを記録するには

          1. 通話メモを記録した後、通話メモ画面右下の[記録する]ボタンから記録できます。
            記録後のステータスは[対応完了]になります。
            承認依頼をする場合は[承認依頼]ボタンから[マネージャー]権限以上のユーザに承認依頼することができます。

            記録時に任意のステータスに通話メモを移動させたい場合は、[記録する]ボタン横の[▼]から選択できます。

受電時の通話メモに自動的に記録される内容

受電時

文言 説明
着信時刻 Re:lationに着信した時刻
待機時間 音声案内でユーザにつながるまでの時間
応対時間 通話時間
切断時刻 電話の切断時間

架電時

文言 説明
発信時刻 Re:lationから発信した時刻
応対時間 通話時間
切断時刻 電話の切断時間

通話メモの音声データ・文字起こしの文章を確認するには

    1. 通話メモの内容は、「通話記録」のリンクから確認します。
      ※通話メモの音声データは通話終了後5分程度で反映されます。
    2. 「通話記録」のリンクをクリックすると通話記録ウィンドウが開きます。
      通話ウィンドウの内容は下記です。
      ①件名(記入した件名が反映されます)
      ②概要(応対者、電話番号、通話時間が記録されます)
      ③音声(音声データが記録されます)
      ④文字起こし(通話内容が文字で記録されます)

③音声の三点リーダーをクリックすると、音声データのダウンロードや音声再生速度の変更が可能です。
④文字起こし部分の青色の秒数表示をクリックすると、選択した秒数からの音声再生が可能です。

 

不在着信があったときは

不在着信があったときは、不在着信の通話メモをRe:lationに残すことができます。

不在着信を残す受信箱の設定方法

ご注意

システム設定は[アカウントオーナー]のみ確認可能です。

  1. 画面右上ログインアイコンより、[システム設定]を選択します。

または画面右上ギアアイコンより[システム設定]を選択します。

[クラウド電話設定]より[受付時間]から[不在着信チケットのデフォルト作成先]を設定できます。

不在着信を確認するには

受付時間外や、担当者不在で電話に出られなかった際に指定した受信箱に不在着信の通話メモが作成されます。

カテゴリにある[不在着信]から不在着信を含むチケットの一覧を表示することができます。

        1.  

電話番号の設定方法

ご注意

システム設定は[アカウントオーナー]のみ確認可能です。

[システム設定]の[クラウド電話]から任意のお電話番号名を設定可能です。

  1. 画面右上ログインアイコンより、[システム設定]を選択します。

または画面右上ギアアイコンより[システム設定]を選択します。

  1. [クラウド電話設定]より該当の電話番号横の編集アイコンをクリック
  1. 設定名を入力し、[保存]をクリック

こちらで設定が完了です。

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