応対メモを作成するには

Posted by Ryoko on 2017年3月28日 in マニュアル, Re:lation

応対メモでは電話の対応や会議の内容などを記録することができます。
応対メモはメールと同じチケット内に作成できるため、電話対応とメール対応を同じチケットで管理することができます。

応対メモを作成する方法は2通りです。

応対メモを新規作成する場合

[新規作成]アイコンのプルダウンより[応対メモ作成]を選択して作成します。

応対メモを既存のチケット内に作成する場合

チケット内のメッセージのメニューアイコンより「新たな応対メモ(受電)を追加」「新たな応対メモ(架電)を追加」「新たな応対メモ(営業)を追加」のいずれかを選択して、チケット内に応対メモを作成します。
※応対メモの種別は後で変更できます。

応対メモを記録するには

  1. 応対メモ編集画面が立ち上がるので、情報を入力します。
  2. 入力できる項目は以下の通りです。

    項目 内容
    ①応対者 作成者が自動で挿入されます。アイコンをクリックすると応対者を変更できます。
    ②お客さま アドレス帳に登録している該当のお客様を選択できます。
    ③応対種別 受電/架電/会議/営業/郵便物/その他を選択できます。
    ④応対日時 応対メモ編集画面を立ち上げた時間が自動で挿入されます。任意で変更することもできます。
    ⑤応対時間 応対時間を入力します。
    ⑥件名 件名は必須項目です。
    新規チケットで応対メモを作成した場合、「新しい応対メモ」と自動で挿入されます。
    ⑦本文 本文は必須項目です。
    ⑧ラベル、チケット分類 ラベルやチケット分類を設定できます。
    ⑨添付ファイル ファイルを添付できます。

    フレーズを使用したい場合は画面右上の矢印アイコンから使用できます。
    ※テンプレートは使用できません。

    本文中に画像を挿入したい場合はドラッグ&ドロップで挿入できます。

  3. 内容を入力し終えたら編集画面右下の[記録]アイコンをクリックして記録します。記録すると自動的に「対応完了」に入ります。また、[記録]アイコンのプルダウンから「保留で記録」や「未対応で記録」を選択することもできます。