メールの管理ポイント7つ!業務効率化するおすすめシステムもご紹介

チャット, メール

毎日大量に届くメールの対応に、多くの時間や労力を奪われていませんか?
日本ビジネスメール協会によると、1日あたり平均2時間30分前後の時間がメール対応にかけられているとされています。
参照:一般社団法人日本ビジネスメール協会

さらに、ビジネスシーンでは複数人でメール対応する場面も多く、
・重複対応してしまった
・誰がどこまで対応しているのかわからなくなる
などの問題が発生するのもよくあることです。

そこで今回は、ミスを防いで業務効率を向上させるメールの管理方法をご紹介いたします。

併せて、複数人でメール対応する際のわずらわしさを解消するシステムもご紹介いたしますので、ぜひチェックしてください。

メールを管理するメリット

まずは、メールをきちんと管理することで得られるメリットを確認しましょう。

メールの対応漏れ・重複対応を防げる

メールを管理することで、メールの見逃しによる対応漏れを防げます。
なぜなら、件名では内容を判断しにくい場合でも、仕分けなどをしてメールを管理できていれば、緊急性や優先度の見極めがしやすくなるからです。
また、複数人でメール対応している場合、対応状況を可視化することで進捗状況を把握しやすくなります。
そのような点から、メールの管理は対応漏れや遅れ、重複対応などのミスを防止する上で大切です。

業務を効率化できる

メールを管理することで、業務の効率化も可能です。
例えば、受信したメールが検索しやすいよう整理されていれば、返信すべきメールを探す手間を削減できます。
また、対応遅れによって届く、督促メールへの対応業務が増えるのも防げます。
このように、メールの返信業務が効率化できれば、残業時間を削減することも可能ですし、返信までの時間を短縮することで、お客様からの信頼度アップにもつながるでしょう。

メールの管理 7つのポイント

メールを効率的に管理するには、いくつかのポイントがあります。
ここからは、すぐに実践できるメール管理の7つのポイントをご紹介します。

1.受信トレイは常に空にしておく

メールの管理で重要なのは、受信トレイを空にしておくことです。
届いたメールは一旦受信トレイに入りますが、そのまま放置しているとその量はどんどん増えてしまい、処理が追い付かなくなったり、重要なメールを見落としたりする原因になります。
ですので、必要なメールは別フォルダに移動させたり、不要なメールは削除したりすることで、受信トレイを空っぽの状態にすることを目指しましょう。
受信トレイを空にしておくことで、メールの整理がしやすく、重要なメールが埋もれてしまう状況を防げます。

2.フォルダで仕分ける

受信したメールは、受信トレイを空にするためにも、別フォルダで仕分けて管理しやすくしましょう。
「対応進捗状況」、「案件別」、「優先度」というように、大まかな条件でのフォルダ分けがおすすめです。

対応進捗状況で分ける

受信メールへの対応進捗状況に応じてフォルダ分けする方法です。

・「対応中」のフォルダには、対応中のメール
・「対応済み」のフォルダには、すでに対応が完了しているメール
・「対応不要」のフォルダには、対応する必要のないもの、保存の必要があるメール
というように仕分けましょう。

このように、対応の進捗状況によってフォルダ分けをすることで、対応漏れ・遅れを防止できます。

取引先・案件別に分ける

取引先や案件別に専用のフォルダを作成して、メールを管理する方法です。
重要な取引先や、頻繁にやり取りする取引先がある場合は、専用のフォルダを作成することで迅速な対応が可能となり、メールの見逃しを回避できます。
ただし、取引先や案件別にメールを仕分ける際、対応済みのメールが混ざっていると混乱を招きますので、対応が完了したメールは削除もしくはアーカイブしておくことをおすすめします。

対応の優先度で分ける

対応の優先度に応じて、「優先」、「後で返信」、「返信不要」というようにフォルダ分けする方法です。

・「優先」のフォルダには、急ぎの対応が必要なメール
・「後で返信」のフォルダには、確認や検討が必要なメール
・「返信不要」のフォルダには、返信する必要がないメールや保存の必要があるメール
を振り分けます。

このように振り分けし、優先度の高いメールから対応することで、重大なミスのリスクを減らせるでしょう。

3.不要なメールは削除・ブロック

不要なメールと必要なメールを取捨選択することも、メールを管理するための大切なポイントです。
既に対応が完了しているメール、情報が古くなったメールなど、必要のないメールは思い切って削除しましょう。
定期的に届く不要なメルマガは、配信停止にしてブロックすることで余計なメールを溜め込まずに済みます。
このように、毎日大量に届くメールを取捨選択することで、フォルダ内を整理整頓できるのです。

4.未読のまま放置しない

届いたメールは、未読のまま残さないようにしましょう。
フォルダ分けする際も、必ず一度メールの内容を確認してから仕分けします。
未読の状態だということは、まだ対応していない仕事が残っていることを意味しています。そのままうっかり忘れてしまわないよう、メールの内容は必ずチェックすることが大切です。

5.件名をわかりやすくする

内容がわかりやすい件名をつけることも、メール管理のポイントです。
なぜなら、後からメールを探す際、内容がわかりやすい件名にしておくと検索しやすいからです。
また、件名で内容がわかるようにすると、相手が対応する際にも役立ちます。
「○○の契約の件」、「○○の商談の件」など、件名だけでどんな内容のメールなのかがわかるようにしましょう。

6.メール対応の時間を決める

効率的にメールの管理をするには、対応する時間を決めておくことも大切です。
届いたメールにその都度対応をしていると、他の業務がなかなか進まなくなってしまいます。
そこで、「メールのチェックは朝9時と午後15時の2回にする」などと対応する時間を決めてしまいましょう。
このように、決まった時間に集中して対応すると、メールの管理に時間をかけ過ぎることを防げます。

7.添付ファイルは別途保存する

メールに添付されているファイルは、ダウンロードして別途保存しておきましょう。
なぜなら、必要な時にその都度メールの中から探すのは手間と時間がかかってしまうからです。
ファイルのデータを別途PC内に保存しておけば、探すのが簡単になり、効率的に業務を進められるのです。

メールを管理する際の注意点

フォルダ分けなどでメールを管理することは、業務効率の向上やミスの防止に役立ちますが、メールを管理することだけに捉われないことも大切です。
メールを管理する際の注意点についてまとめました。

メールの管理に時間をかけ過ぎない

メールを管理することに、時間をかけ過ぎないように注意しましょう。
メール管理の目的は業務の効率化ですので、メールの管理そのものに時間をかけ過ぎると、本末転倒となってしまいます。
仕分け先に悩むようなメールがある場合は、「保留フォルダ」などを作成しておき、「時間がある時に後から対応する」のようなルールを決めておくことも大切です。
また、メールよりも直接話した方が伝わりやすい内容であれば電話で伝えるなど、臨機応変に対応することをおすすめします。

数分で実行できるもの・返信にはすぐ対応

すぐに対応できる内容のメールであれば、その場ですぐに返信しましょう。
後で返信しようとしても、他のメール対応や業務に追われて忘れてしまう可能性があります。
メールの対応漏れは、相手からの信頼度を下げるだけでなくクレームにつながる恐れもあります。
数分で実行できる内容であればすぐに対応して、仕事を後に残さないようにしましょう。

メールの処理に課題を感じている方は、以下の記事も参考にしてみてください。
顧客からの膨大なメールをどう管理する!?トラブルを未然に防ぐ管理方法とは?

【Gmail】メールの管理に役立つ機能

ビジネスシーンで利用されることの多いGmailには、メールの管理に役立つ様々な機能があります。
ここでは、ビジネスメールの管理に特に役立つ機能をご紹介いたします。

ラベル機能

Gmailには「フォルダ」という概念がなく、「ラベル」もしくは「フィルタ」でメールを仕分けます。ラベルとは、届いたメールにラベルをつけて仕分ける機能です。
フォルダとの違いは、1通のメールに複数のラベルを付けられる点にあります。
例えば、進捗状況に応じて仕分ける場合、フォルダだと「対応中」、「未対応」、「対応済」などの属性でしか分けられません。
しかし、ラベル機能を使用することで、「対応中」の他、「○○会社」や「××のプロジェクトの件」などと分類することもでき、検索しやすくできるのです。

ラベル機能を使用するには、まずはラベルの作成から始めましょう。

<ラベルの作成・使用方法>
1.Gmail 画面左側のラベル一覧から、一番下にある「新しいラベルを作成」をクリック。
2.ラベル作成画面にラベル名を入力し、「作成」をクリック。
3.ラベルを付けたいメールを開き、上部にあるラベルのアイコンをクリック。
4.付与したいラベルのチェックボックスにチェックを入れて「適用」をクリック。

フィルタ機能

フィルタとは、受信したメールを自動的に処理する機能です。送信者や件名、キーワードなどの条件に応じて、転送や削除、ラベル付けを自動でできるのです。

フィルタ機能を使用するには、まずはフィルタの設定が必要です。

<フィルタの設定方法>

1.Gmail 画面上部の検索ボックス右側のアイコンをクリック。
2.送信元のメールアドレスや件名、キーワードなどの条件を入力して「フィルタを作成」をクリック。
3.フィルタによる処理を選択し、「フィルタ作成」をクリック。

これでフィルタが作成され、フィルタ一覧に追加されます。
フィルタ一覧は、Gmail 画面右上の歯車のアイコン→「すべての設定を表示」→「フィルタとブロック中のアドレス」から確認できます。

スター機能

スター(目印)を付けることで、メールスレッドを目立たせる機能です。
スターは、Gmail のメール一覧画面の左側もしくは、メールメッセージの詳細画面からスターのアイコンをクリックすると付けられ、もう一度クリックすると解除できます。

そして、Gmail 画面左側の「スター付き」をクリックすると、スターを付けたメールの一覧を表示できます。
スターを付けたメールを1件ずつ対応することで、ToDoリストのような活用も可能です。

アーカイブ機能

アーカイブ機能とは、受信トレイにあるメールを削除せずに整理できる機能です。アーカイブされたメールは、「受信トレイ」から「すべてのメール」に移動します。

・後で読み返すかもしれない
・対応済みだけど残しておきたい

このようなメールを削除せずに受信トレイから消去できるのです。

アーカイブされたメールは完全に消えてしまうわけではないので、後から確認ができ、受信トレイに戻すことも可能です。

メールの管理におすすめのシステム3選

これまでは、個人でできるメールの管理方法をご紹介しましたが、ビジネスシーンで発生する煩雑な用途や、チームで管理・共有する場合などには、対応しきれない場合があります。
そういった場合には、法人向けのメール共有システムの活用がおすすめです。

代表的なツールを3つご紹介しますので、それぞれの特徴を参考にしてみてください。

Re:lation(リレーション)

Re:lationは、メールの共有だけでなく、電話やLINEなど複数の問い合わせ窓口を一元化できる顧客対応システムです。

対応状況を可視化してチーム内で共有することで、対応漏れやミスの防止ができます。
ラベル付けや対応状況に応じたステータスの移動、担当者振り分けなどの機能によって、メールの管理を効率化が可能です。

出典:Re:lation 公式サイト

Mail Dealer(メールディーラー)

Mail DealerもRe:lationと同様に、メールをはじめとする複数の問い合わせ窓口を一元管理できるシステムです。

対応状況に応じたステータス管理や、重複対応の防止機能、過去の対応記録をワンクリックで表示させるなどの機能を搭載しています。

出典:Mail Dealer 公式サイト

Mailwise(メールワイズ)

Mailwiseは、複数人でのメール対応を一元管理できるシステムです。

ステータス管理、重複対応や対応漏れを防ぐ機能の他、アドレス帳機能では顧客情報の管理も可能です。一斉送信機能を搭載しているため、メール配信システムとしても使用できます。

出典:Mailwise 公式サイト

具体的な使い方を知りたい方は、以下の記事も参考にしてみてください。
メール管理共有はクラウド型で対応時間もコストも削減!中小企業にもおすすめの使い方

メールを管理して効率アップ!共有システムの使用でさらに簡単

今日からできることばかりなので、早速実践してみてください。
とは言え、個人がそれぞれ工夫するだけでは、どうしても対応ミスが発生してしまうこともあるでしょう。

そういった場合は、今回ご紹介したような共有システムを活用することで、手間や時間をかけずに解決するのが賢明だと言えます。
無料トライアルが可能なシステムもありますので、一度体感してみることをおすすめします。
「Re:lation」では20日間の無料トライアルができますので、メール管理の効率をアップさせたい方はぜひお試しください。

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