Gmailでメーリングリストを作成する方法を解説!注意点も紹介

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企業の部署やプロジェクトのチームなど、複数人でメールを管理することに課題や悩みを抱えることも多いのではないでしょうか。
対応漏れや二重送信など、顧客の信頼を失う重大なミスに繋がってしまう可能性もあります。

そこで本記事では、Gmailでメーリングリストを作成する方法と注意点について解説していきます。
メーリングリストは、複数人でのメール共有を便利にする方法の1つです。

メール管理に悩みを抱えている方は、本記事を参考にメーリングリストを活用してみてください。

メーリングリストとは

メーリングリストとは、一度で複数人の宛先に対して同じ内容のメールを一斉送信できる仕組みのことをいいます。

通常のメールでは、メールを送信したい相手のアドレスをTo(宛先)に入力する必要があり、複数人に送信したい場合は1つずつ全てのアドレスを入力しなければなりません。

しかしメーリングリストを活用すれば、事前に登録したメールアドレスに一斉送信ができます。
リストは複数作成できるので、学校や企業の部署やプロジェクトチームごとにリストを使い分けて活用できます。

また、メーリングリストは事前に一斉送信したいアドレスを登録する必要があります。
そのため、企業でプロジェクトに新たな人員が加わった場合は、随時新しいメンバーのアドレスを追加登録しましょう。

メーリングリストとグループメールの違い

メールを一斉送信する機能といえば、メーリングリストの他にグループメールが挙げられます。
メーリングリストとグループメールにはどのような違いがあるのか確認していきましょう。

メーリングリストはリスト内のメンバーのみが送受信できるのに対し、グループメールはグループ外のメンバーもグループのメンバーとメールのやり取りができます。

また、メーリングリストの送信元は個人のアドレスで表示されますが、グループメールの場合はグループメールのアドレスで表示されるので、だれが送信したのかアドレスだけで判別できない特徴があります。

Gmailでメーリングリストを作成するメリット

Gmailでメーリングリストを作成すると、次のようなメリットがあります。

手間、コストの削減ができる 

メールを送信する際は送りたい相手のアドレスを入力する必要があります。
メーリングリストではリストに登録されているアドレスに送信できるので、宛先の人数が多いほど手間を削減できます。

またGmailのメーリングリストでは無料でリストを作成できるので、料金などのコストがかかりません。
そのため、会社や部署内で共有事項の連絡をする際に手間とコストを削減できるのが、メーリングリストを活用する大きなメリットと言えるでしょう。

情報漏洩などのリスクを軽減できる

メールを複数人に送信する場合は、宛先やBCC・CCに入力するアドレスには注意する必要があります。
もし誤ったアドレスを入力してしまいメールを送信すると、情報漏洩に繋がり重大なミスになりかねません。

しかし、メールを送信するたびに複数人のアドレスを入力すると、入力間違いなどの可能性もあり手間がかかってしまいます。
メーリングリストを活用すれば、リストに登録されたアドレス宛に入力なしで一斉送信できます。

事前にリストに登録するアドレスに細心の注意を払えば、情報漏洩のリスクなどを軽減できるでしょう。

特定の送り先に一斉送信ができる

メーリングリストを活用すれば特定の送り先に一斉送信ができます。

複数人にメールを送信する場合、To(宛先)に送信したい相手のアドレスを1つずつ入力する必要があります。
数人であれば問題はありませんが、大人数になると手間がかかってしまいます。

メーリングリストを活用すれば、事前に登録した特定のアドレスに対して、宛先の入力なしで一斉送信できます。
そのため、企業のプロジェクトチームや各部署での連絡手段として有効的です。

Gmailでメーリングリストを作成する方法 

本記事では多くの企業で活用されるGmailメーリングリストの作成方法と使用方法について解説していきます。

Gmailでは「Gmailグループ」を作成して、グループアドレスを使用することでメーリングリストを使用できます。
それでは、作成手順や使用方法について確認していきましょう。

Gmailにログインする

Googleグループ画面

まずは事前にGoogleアカウントを作成し、以下の手順で「Googleグループ」にログインしましょう。

  1. Googleグループのページへアクセス
  2. Googleグループで使用するアカウントを選択
  3. パスワードを入力して【次へ】をクリック
  4. Googleグループへログイン完了

Gmailグループを作成する

Googleグループ画面

Googleグループへログインが完了したら、以下の手順でGoogleグループを作成しましょう。

  1. 「グループを作成」をクリック
  2. グループ名と共有メールアドレス(◯◯◯@googlegroups.com)を入力→グループの説明を記載→「次へ」
  3. プライバシー設定
  4. 必要事項を入力後、グループに追加したいメンバー選択して「グループを作成」をクリック
    ※グループに追加するメンバーはGmailのアドレス以外も可能です。
  5. 「私はロボットではありません」とポップアップができるのでチェックを入れて「グループを作成」
  6. グループの作成完了

なお、共有のメールアドレスは一度設定すると変更ができません。
変更をしたい場合は、再度グループ作成する必要があるので注意しましょう。

新規メールの送信、返信をテストで実施する

Googleグループの作成が完了したら、登録されているメンバーに誤りがないか確認することをおすすめします。
そして、実際にメーリングリストに登録したメンバーにメールの送信・返信が正常に行えるかテストをしましょう。 

新規メール送信のテスト

Googleメーリングリストの新規メール送信は以下の手順で行えます。

  1. Googleグループへアクセスして、対象のメーリングリストを選択
  2. 「新しい会話」をクリック
  3. 件名や本文を入力
  4. 「メッセージを投稿」をクリック
  5. 送信完了

新規メール返信のテスト

Googleメーリングリストでは、リストの全員への返信と投稿者にのみ返信の2つの方法があります。
メーリングリスト宛てに送信されたメールは、Googleグループ画面で以下の手順で返信できます。

  1. Googleグループにて、対象のメーリングリストを選択
  2. 閲覧するメッセージを選択
  3. 「全員に返信」・「投稿者に返信」を選択
  4. 本文を入力後、「メッセージを投稿」をクリック
  5. 返信完了

メーリングリストのメンバー全体に返信したい場合は「全員に返信」を選択することで、リストの全員に返信ができます。

一方、投稿者(管理者)にのみ連絡が必要な場合は「投稿者に返信」を選択することで、他のメンバーには共有されません。
返信の内容や状況に応じて使い分けしましょう。

Gmailのメーリングリストを管理する方法

Gmailのメーリングリストはリスト作成後もメンバーの追加や削除、役割付与などの設定が行えます。
メンバーの加入や移動が多い企業には重要な設定になるので確認しましょう。

  • メンバーの確認方法
    Googleグループを開く→対象のメーリングリストを選択→「ユーザー」から「メンバー」を選択→グループメンバー
  • 表示メンバーの追加
    Googleグループを開く→対象のメーリングリストを選択→「ユーザー」から「メンバー」を選択→「メンバーを追加」→追加したいメールアドレスを入力→「メンバーを追加」
  • メンバーの削除
    Googleグループを開く→対象のメーリングリストを選択→「ユーザー」から「メンバー」を選択→役割を編集したいメンバーにチェックを入れる→画面右上にある「メンバーを削除」クリック
  • メンバーの役割編集
    Googleグループを開く→対象のメーリングリストを選択→「ユーザー」から「メンバー」を選択→役割を編集したいメンバー、チェックを入れる→画面右上にある「役割を変更」をクリック→「オーナー」「マネージャー」「メンバー」のいずれかを選択

なお、役割ごとの可能な業務は以下の表で確認してください。

役割可能な業務
オーナーグループの削除
他のグループ メンバーをオーナーにする
他のオーナーの設定を変更する
Google データ エクスポートを使用してグループのメッセージを書き出す
マネージャーグループの削除
他のメンバーをオーナーにする。
オーナーの役割または登録設定の変更
メンバー会話を閲覧する
会話に投稿する
メンバー一覧を表示する

それぞれの手続きを行なった場合、手続きが正常に登録されているかも確認しましょう。

メーリングリストを使用するうえでの注意点

メーリングリストを使用して複数人でメールを管理する場合、誤送信や二重送信などには注意しましょう。

メーリングリストはリストに登録した宛先に一斉送信できますが、その中に誤ったメールアドレスが含まれていたり、送信したい内容と関連のないリストを選択してしまったりすると、誤送信や情報漏洩の恐れがあります。

複数人でメールを管理する場合は、運用マニュアルやチェック体制を整えていないと、二重送信の原因にもなりかねません。
メーリングリストを活用したからといって、誤送信や二重送信を完全に防げるわけではないのです。

送信前のチェックや、リスト内のアドレスの管理は日常的に行うようにしましょう。

Gmailでメーリングリストを作成するのは簡単!

Gmailではメーリングリストの作成がすぐにでき、送信や返信のテストをすればすぐに使えます。
リストの管理も設定画面から簡単にできるので、複数人でメール管理が必要な際はぜひ活用してみましょう。

ただし、メーリングリストを活用したからといって、複数人でメールをミスなく管理できるわけではありません。
どんなに注意したり、メール対応のマニュアルを作成したりしても、対応漏れや誤送信などのミスが発生してしまうこともあるでしょう。

また、Gmailのメーリングリストは複数人で1つのアドレスを共有して、問い合わせメールなどに対応することはできますが、メールの対応ステータスまでは管理できません。
問い合わせ管理を効率化したい場合は、メーリングリストではなく「メール管理システム」を活用する方法もあります。

管理画面上で対応者や対応ステータスが一目でわかり、複数人でメールを管理しても対応漏れや二重送信などのミス防止が可能です。
また、顧客ごとの共有事項のコメントなども一目で確認がとれるので、顧客対応の品質アップにもつながります。

具体的な操作画面のイメージを確認したい方や、機能についてより詳しく知りたい方は、以下のサービスサイトを参考にしてみてください。

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