1952年の創業以来、74年にわたり地域の建築・住まいづくりを支え、木材・建材の販売からリフォームまでを幅広く手掛ける大成木材株式会社。ハウスメーカーや工務店など約100社との信頼関係を大切にする同社ですが、その裏側では、業界特有のアナログなFAX文化や「対応の属人化」という課題を抱えていました。

これらを一歩ずつ解消すべく同社が選んだのが、「Re:lation（リレーション）」です。月3,000件にのぼる膨大な受発注を、数名のチームでどのように見落としゼロへ導き、残業のない環境を整えたのか。そして、さらなるDXを見据える今後の展望について、木材建材部 受発注チームの久保田様と、総務 課長の石井様にお話を伺いました。

導入前の課題

月3,000件にのぼる受発注の分散。少人数のチーム体制による案件把握の限界

大成木材株式会社の木材建材部では、地域の工務店やハウスメーカーなどから寄せられる建材の手配や見積もり依頼に日々対応しています。しかし、その受発注を担うスタッフはわずか数名。それに対して、届く問い合わせは月3,000件近くにおよんでいました。

当時、注文を受けるルートは個人のメールアドレス、FAX、電話、スマートフォンなど多岐にわたり、従来の手法では「誰がどの案件を進めているか」がチーム内で見えにくい状態でした。特に「FAXが本当に届いているのか」といった受信の有無や進捗の管理が難しく、原因が分からないまま対応漏れや見積もりのミス、あるいは電話とFAXによる二重発注のリスクといった課題を抱えていました。さらに、ハウスメーカーの決算期などの繁忙期には問い合わせが集中するため、限られた人数で対応を捌く現場には常に大きなプレッシャーがかかり、残業が常態化していました。

石井氏：「以前は個人メールアドレスやFAX、個人のスマートフォンなどに連絡が分散しており、進捗の管理が難しく属人化が課題でした。特に『FAXを受信した・していない』の確認がうまくできず、原因不明のままミスに繋がってしまうことがありました。対応漏れや二重発注のリスク、古い情報での手配をどう未然に防ぐかが、私たちにとって大きなテーマでした。」

選定の決め手

「パッと見てわかる画面」が選定の決め手。主体的なルール作りによるスムーズな定着

同社は、対応漏れを防ぎ全員が安心して働ける環境づくりのためにツールの検討を始め、10個ほどのツールを比較。その中で選ばれたのがRe:lationでした。決め手となったのは、専門知識がなくても直感的に操作でき、「パッと見て誰が何を担当しているか」がひと目でわかる画面の分かりやすさでした。

導入にあたってはRe:lationの販売パートナーであるシクミカの伴走サポートをうけながら、対応の漏れや偏りをなくすために「誰がどの案件を担当するか」という社内ルールを丁寧に作成。誰も手をつけていない案件があれば管理職がサポートして割り振るなど、みんなでカバーし合う文化を育てていきました。さらに、石井様を中心に独自の運用ガイドやマニュアルを作成し、社内勉強会を開いたことで、わずか1カ月ほどで全員の業務にすんなりと馴染んでいきました。

石井氏：「見た目の見やすさや、担当者がすぐにわかる点 、および事務所にいなくてもスマホから受発注の状況を確認できる利便性が自社の働き方にマッチしていました。販売パートナーのシクミカさんの力もお借りしながら、独自の運用ガイドやマニュアルを作成し、社内勉強会を開いて現場への定着を進めていきました。その甲斐あって、大きな混乱もなく1カ月ほどでスムーズに浸透させることができました。」

導入後の成果

メールもFAXも1つの画面に。無駄のない連携で残業はほぼゼロへ

Re:lationの導入に伴い、同社は個人のメールアドレスでの受注を廃止し、すべて代表アドレスへと窓口を集約しました。さらに、これまで届いたかどうかの確認や管理が難しかったFAXも、すべてRe:lationの画面上に自動で通知され、メールと同じように一元管理できる仕組みを構築しました。

これにより、わずか数名のチームでありながら 、月3,000件の大量の受発注を迷うことなくスマートに処理できるようになりました。現場では、案件の進捗や種類を色分けして視認できる「ラベル機能」や、案件ごとの細かな引き継ぎ内容を社内でスムーズにやりとりできる「コメント機能」が大活躍しています。チーム全員で同じ状況をリアルタイムに共有できるため 、以前は発生していた見落としや見積もりミスは大幅に減少。業務の無駄が徹底的に削ぎ落とされたことで、懸念だった残業も今ではほぼ無くなり、スタッフの心にも大きな余裕が生まれています。 

久保田氏：「メールだけでなくFAXも同じ画面に入るようになったことで、受発注の管理がとてもスムーズになりました。テンプレート化が難しい業務だからこそ、コメント機能でのちょっとした社内連携が本当に役立っています。Re:lationは今ではすでに業務に完全に組み込まれており、これなしでは日々の業務が回らないほど、なくてはならないインフラのような存在です。」

今後の展望 

まだまだ残るアナログの課題。Re:lationと共に歩むさらなるDX

窓口の集約と脱アナログへの第一歩を大きく踏み出した同社ですが、「もっと業務を効率化して、お客様へ手厚い対応を届けたい」という前向きな挑戦は続いています。

現在は、電話でのやりとりなど、システム化が進みきっていない領域の効率化が新たな課題となっています。今後は、システム上で通信手段をさらに一元管理できる各種機能や 、AI機能の活用を視野に入れ、さらなるDXと業務効率の最大化を目指していきます。

石井氏：「Re:lationのおかげで社内の状況がとてもクリアになり、日々の業務が本当にラクになったと感じています。建材業界にはまだまだアナログな文化が残っている部分もあるからこそ、私たちのこれまでの取り組みや成果をもとに、ぜひ同業の皆さまにも紹介していきたいツールですね。新しいAI機能なども前向きに取り入れながら、これからもRe:lationと一緒に一歩進んだ働き方を推進していきたいです。」