ビジョンズ株式会社 | Re:lation（リレーション）

「みんなにモテるモノづくり」を理念に、衣食住に携わる住宅設備工事業や農畜水産事業まで多角的な事業を行うビジョンズ株式会社。今回は電気事業部部長の佐澤様、松藤様に、社内における『Re:lation』の幅広い活用方法と、組織全体の業務プロセス改善について伺いました。

導入前の課題

アナログな管理・教育体制と「誰が何をしているか見えない」不安

導入前は別のメール管理ツールを使用していましたが、問い合わせが来たら対応する人が名乗り出る方式をとっていました。誰がどの案件を担当するかは別途チャットツールで管理していましたが、自己申告漏れによる対応漏れのリスクを常に抱えていました。

「以前は誰が返信しているのかをわざわざ書き出して共有しており、どうしても対応漏れや二重返信の不安が拭えませんでした。また、休みが不定期なため、担当者が不在の際に個人アドレスに届く内容をチームが把握できず、対応が遅れたり、機会損失につながるケースも発生していたことも検討の大きなきっかけとなりました。」

新人教育においては、新人が作成した文面を確認するために物理的に席まで移動する必要があり、非効率な状況が続いていました。

導入の決め手

「承認依頼機能」が新人教育とチーム運営の鍵に

複数のサービスを比較検討する中で、決め手となったのはRe:lation独自の「承認依頼機能」でした。また、全社で活用しているCRM「EverOffice」とのシステム連携や、セキュリティ面でのIP制限が可能な点も高く評価されました。

「新人教育の過程で、作成されたメール文面をRe:lation内で簡単に上司に確認できる点が最大の魅力でした。承認依頼の前後で内容をしっかり確認できるため、教育の質を保ちながら効率化できると確信しました。」

導入時はまずBtoC事業部からスタートし、成功実績を積み上げることで他部署への展開を図りました。現在では電気事業部だけでなく、採用、広報、法人営業など複数の部署でRe:lationを導入し、全社的なインフラとなっています。

「当初は新しいツールへの抵抗がある部署もありましたが、BtoCでの成功例を基に運用を浸透させました。Re:lation導入をきっかけに、個人のメールアドレスではなく共有アドレスでの運用に完全に切り替え、担当者の不在時や離職時でもお客様対応を途切れさせない体制を構築しています。」

導入後の成果

初動スピードが1/10以下に。対応漏れ「ゼロ」の安心感

導入後、最も顕著な変化は対応スピードの向上でした。以前は2〜3時間かかっていた初動対応が、現在では10〜15分程度まで短縮されています。また、コメント機能を活用することで社内コミュニケーションも活性化しました。

「Re:lationを導入してから、対応漏れはゼロになりました。今まで別のツールで行っていた先方へお送りする報告書の作成から承認依頼、送信までのフローがRe:lation内で完結するようになり、ファイル管理の工数も大幅に削減されました。また、何分以内に対応ができているか可視化されたことで、スタッフ間でのフォローがスムーズになり意識も大きく変わりました。」

また、営業部門だけでなく採用や広報など、他部署へも活用範囲が広がっています。

「採用や広報は過去、一人で業務を行っていたので個人管理で問題ありませんでした。しかし、規模を拡大するなかで、部下への教育や共有、返信漏れの管理が必要になり、Re:lationが非常に使いやすいということで営業以外でも使うようになりました。ステータス管理の徹底により、対応漏れは完全になくなりました。」