インターン生のまとめた『メール関連用語集』

セキュリティ, メール

先日、サマーインターンシップで学生の皆さんにメール関連の用語集を作成してもらいました。学生にとっては、LINEやTwitterなどのSNSネイティブでメールについてはあまりなじみのない分野だったかもしれません。

一方で、一般社団法人ビジネスメール協会の調べによると、

仕事で使っている主なコミュニケーション手段の第1位は「メール」(99.1%)

と、圧倒的にメールが使われている実態が分かります。

メールの基礎的な用語を押さえることは、社会人としての一歩を踏み出すうえで最低限の知識を身につけることにもなります。こちらの記事で書かれていることは、基本的なものばかりにはなりますが、ぜひインターン生と同世代の人にも参考になればと思います。

メールの基礎編

件名

メールのタイトルを書くところです。。メールの受信時に最初に表示されるため、メールの内容を分かりやすく簡潔に要約したものを記載します。件名を見れば、そのメールの内容が概ね分かるようにします。

メールアドレス

インターネットでメールを送信する時に使う宛先のことです。
メールアドレスの形式は「ユーザー名@ドメイン名」と決まっています。
ユーザー名・・・アルファベットや数字など好きな文字を使って自由に自分のインターネット上の名前を設定することができます。ひとつのドメイン名で同じユーザー名は使えないので、Gmailやoutlookなどのフリーメールではほかの人が使っていない名前が利用可能なユーザー名になります。
ドメイン名・・・ドメイン名は、インターネット上の組織の名前を示します。ドメインもgmail、docomo、ezwebなど様々な企業がそのドメインを所有し利用しています。企業や組織、団体がドメインを取得する場合も、ほかの組織が使っていないものを探してドメインの所有権を取得する必要があります。

例:abcdef.g-1234@ezweb.ne.jp
   ユーザー名  ドメイン名

To

メールの送り先。相手のメールアドレスを入力します。複数の宛先をTOに入力することもできます。

from

送られて来たメールの差出人を指します。通常相手先のメールアドレスが表示されますが、設定により名前を表示させることも可能です。

CC

メールを送る時に宛先(TO)に指定したアドレスの人以外に、CCに指定することにより、同じメールの内容を送付することが可能になります。
TOの宛先の人にもCCのメールアドレスは表示され、誰が受信しているか確認することができます。メールの内容を複数のメンバーに共有したいときに利用します。カーボン・コピー(Carbon Copy)の略です。「念のため共有します」、「知っておいてほしい」などの意味合いで使われます。

BCC

CCとは異なり、BCCに入力されたアドレスはTOやCC、他のBCCの人は見ることができません。他の受信者がいることを隠したい場合や、他の人にアドレスを見られたくない時にBCCの欄に入力します。ブラインド・カーボン・コピー(Blind Carbon Copy)の略です。アドレスを知られたくない社外の人にも共有したい、複数の異なる所属の人に一斉に送りたい、などの場合に使われます。

添付

メールを送る際に書類や画像のファイルなどをつけ添えることです。
メインのものに付け足したいものを一緒にクリップで留めておくような状態で、クリップのマークがメーラーでもよく使われます。添付ファイルを送る際は、あらかじめ本文に添付ファイルの内容を明記しておいたり、大切な機密情報などは暗号化して別メールにてパスワードを送付したり、配慮が必要になります。ファイルの大きさによっては相手が受け取れないケースもあるため、あまり重すぎるファイルは添付ではなく、ファイル共有サービスを利用するほうがベターです。

テキストメール

文字だけで作られたシンプルなメールです。文字だけの情報のため、余白や飾り文字などで、工夫して読みやすくする必要があります。相手先の閲覧環境に左右されずに表示されやすく、難しい知識を必要とせず作成することができます。

HTMLメール

HTMLというウェブページを作成する際に使われる言語を利用することで、表示や画像などの表現を変えたり、自由にレイアウトができます。相手の受信環境によっては上手く表示されないこともあり、HTMLエディタのある専用のツールを使うか、HTMLのコードを書く必要があるため、作成も難しくなります。

迷惑メール編

スパムメール

ウイルス付きのメールや、悪口(誹謗中傷)などをメールで送ってくる迷惑行為。そもそもスパムとはお肉の缶詰のことですが、イギリスのコントから由来が来ていますが、何度も迷惑なものを送る、という行為を総称して使われることが多いです。メールに限らず、TwitterやLINEなどのメッセージでも繰り返し行われる中傷などの迷惑行為はスパムに当たります。

スパムフィルター

自身が受けとったメールが迷惑メールかどうかを自動的に判断し、迷惑メールの場合はそのメールを除外してくれる機能のこと。メールサーバの設定により自動判定してくれる場合と、個々のPCやスマホなどの端末で拒否設定をする場合があります。

フィッシング詐欺

ネットバンキングやクレジットカード会社などの金融機関や、有名企業になりすましてカード情報をはじめとする個人情報をだましとる詐欺の手口の一つです。最近では、AmazonやAppleの請求書を装ったり、ヤマト便や佐川急便などの配送通知を装った巧妙な手口のものが増加しています。メールだけでなく、SMS(ショートメッセージサービス)での手口もあります。

ウイルスメール

メールの中に、PCの情報や会社のサーバにアクセスするためのパスワードを盗み取る等の不正なプログラムを仕込んだメールです。メール内のURLを開くと自動で不正なプログラムがインストールされるものや、添付ファイルから不正なプログラムが作動するものなど様々な手口でウイルスに感染させようとします。ウイルスに感染すると、会社の機密情報や顧客情報など重要なデータが盗まれる場合や、会社のサービスを乗っ取って身代金を要求するといった場合などもあります。

なりすましメール

有名な企業(大手企業)になりすました悪意のある人物が、嘘の内容を書き相手に送るメールのことです。メールアドレスなども、その企業と似たようなものを巧妙に使っており、見分けがつきにくいようにしています。送信元の情報を巧みに変えて、あたかもその企業から送られてきたように見せかける手口などもあります。

ブラックリスト

迷惑メールを受け取った人がプロバイダや特定の団体に通報し、集めた情報を元に迷惑メールと判断されたメールアドレスやドメインのリストです。
リストは一般公開もされているため、誰でも見ることができ、実際にそれをもとにフィルターを設けることで、詐欺などを減らす対策を取ることができます。
また、メルマガ配信などでも、大量に多数の人に送ってしまいブラックリストに登録されてしまうと、メールの信頼性がなくなり、到達率が悪くなるケースもあります。

標的型攻撃

特定の個人や企業を狙って、個人情報を盗んだり、ウイルスに感染させたり、サービスを停止させようと執拗に攻撃したりする行為です。大企業や自治体など、特定の団体が狙われることが多く、組織内のネットワークに侵入し、大量の個人情報を取得するなどの悪意ある攻撃を仕掛けてきます。

メール暗号化

メールのセキュリティを高める方法の一つで、電子証明書を使うことで、第三者が解読できないようにしたり、送信元の身元を証明することでなりすましではないことを証明したりできます。SSL(Secure Sockets Layer)/TLS(Transport Layer Security)といった方式のものやS/MIME(Secure / Multipurpose Internet Mail Extensions)という方式のメール暗号化が使われることが多いです。

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