メールをエクセルやスプレッドシートで管理する上で、「複数人で上手に管理する方法を知りたい」「他の管理方法はあるのか」などの悩みはありませんか？
エクセルやスプレッドシートでのメールの管理方法や、メリットとデメリットを知ることで、顧客満足度アップや会社の業務効率化にも繋がります。
この記事では、メールの管理方法やメリットとデメリットについてご紹介します。
メール管理に課題を感じている方は、ぜひ参考にしてみてください。
目次
エクセルでメール管理を行う方法
エクセルでメール管理を行う方法は、次の3つの手順を踏みます。
- 入力のフォーマットを作る
- 社内で必要な項目を設定する
- メールを処理する度に入力する
正しくメール管理を行うことで、作業効率が上がり、作業中のミスがなくなります。
具体的に、それぞれの手順ですべきことを解説します。
1. 入力のフォーマットを作る
エクセルでメール管理を行う場合、入力フォーマットを作る必要があります。
入力フォーマットを作る際に、1から作る方法とWeb上の無料テンプレートをダウンロードする2つの方法があります。
入力フォーマットは、全員が簡単に使えないと意味がありません。
そのため、全員が使えるようにするために、必要な項目や見やすいデザインが必要でしょう。
使いやすい入力フォーマットを作る自信がない方は、Web上の無料テンプレートを使用してみてください。。
2.社内で必要な項目を設定する
エクセルで管理する際は、社内で必要な項目やルールを反映させる必要があります。
メール管理は1人だけでなく複数人で行うため、共通ルールがあることでスムーズに作業できます。
例えば、
- 入力した日付を西暦で入力する
- 作業を行なった人の名前を入力する
- 共有フォルダに最新のファイルをアップロードする
などが挙げられます。
社内ルールを反映させて、作業効率を上げていきましょう。
3.メールを処理する度に入力する
メール管理を処理する度に、エクセルシートに入力する必要があります。
入力を忘れると、作業の引き継ぎや作業状況が共有できず、作業が遅れる可能性があります。
例えば、
- メール処理した日付
- 担当者の名前
- お客様の名前
などがあります。
作業をスムーズに進めるためにも、メールを処理する度に入力することをルーティンとしましょう。
エクセルでメールを管理する2つのメリット
エクセルでメールを管理することで、2つのメリットがあります。
- 無料でメールを管理できる
- 自社に合わせたカスタマイズができる
ここでは、エクセルでメール管理するメリットを解説します。
無料でメールを管理できる
エクセルは、無料でメール管理できます。
あまりコストをかけたくない場合や顧客が少ない場合におすすめです。
エクセルは使い慣れている方が多いので、使い方を教える必要がないのもメリットです。
自社に合わせたカスタマイズができる
エクセルは、自社に合わせたカスタマイズができます。
メール管理を行なっているときに、必要な項目やレイアウトの変更が出てくる可能性が出てきます。
その際、エクセルでは項目やレイアウトの変更が簡単です。
作業に合わせたカスタマイズで効率化していきましょう。
エクセルでメールを管理する3つのデメリット
エクセルでメール管理をすることで3つのデメリットがあります。
- 社内の共有に手間がかかり煩雑になりやすい
- セキュリティ面の危険性がともなう
- データが破損する可能性がある
それぞれ解説します。
社内の共有に手間がかかり煩雑になりやすい
エクセルでメールを管理すると、共有に時間がかかり、煩雑になる可能性があります。
共有に時間がかかり、煩雑になると以下のような問題が起こります。
- 顧客への対応が遅くなる
- 二重対応や返信漏れが起こる
- 管理状況がわかりづらくなる
特に、問い合わせのメールが多くなると社内の連携がとても大切になりますが、スムーズに連絡が取りづらく、作業効率が下がる可能性があるでしょう。
顧客からのクレームの原因にもなりかねません。
セキュリティ面の危険性がともなう
エクセルでのメール管理は、簡単にできますが、セキュリティ面に懸念があります。
エクセルのファイルはUSBに保存したり、メールに添付したりすることで持ち運びが可能です。
簡単に情報を持ち出せる状況は、企業にとって非常に危険です。
メールを通じて顧客の大事なデータを預かっている以上、情報漏洩は企業のイメージを損なう大問題に発展します。
セキュリティ面のリスクがあることを知った上で、エクセルを使いましょう。
データが破損する可能性がある
エクセルでは、データが破損する可能性があります。
データが破損すると、今までのメールデータがすべてなくなり、顧客の対応に支障が出てしまいます。
データが破損する原因の主な理由は以下の通りです。
- エクセルが開いている状態でスタック、フリーズ、クラッシュする
- 予期しないシステムのシャットダウン
- ウイルス感染
データが破損する危険がある以上、エクセルのデータを他のところに保存する方法もあります。
しかし、保存する場所が多くなるほど、セキュリティ面に問題が出るでしょう。
そのため、エクセル以外の方法でメール管理をしたほうが適切と言えます。
エクセル以外でメールを管理する方法
エクセル以外でメール管理する方法は、主に2つあります。
- スプレッドシートを活用する
- 専門の管理システムを使用する
エクセルでメール管理するメリット、デメリットと比べた上で、どの方法でメールを管理するか判断しましょう。
スプレッドシートを活用する
エクセル以外の管理方法に、スプレッドシートを活用する方法があります。
スプレッドシートは、エクセルと同じで無料で始められ、費用をかけずに使用できます。
その上、エクセルと使い方はあまり変わらないので、誰でもすぐに活用できるでしょう。
しかし、エクセルと同じでセキュリティ面には注意が必要です。
複数人で共有して編集もできますが、管理が行き届いていないと、無関係の人でも見られる状態になります。
スプレッドシートにもデメリットがあることを理解しましょう。
【関連記事】問い合わせ管理にはGoogleスプレッドシートを活用すべき？メリットやデメリットも詳しく解説
専門の管理システムを使用する
エクセルで管理する以外に「専門の管理システム」を活用する方法があります。
ここからは専門の管理システムの一例として「Re:lation」を取り上げ、特徴やエクセルとの違いを解説します。
「Re:lation」とは、株式会社インゲージが運営している顧客管理ツールです。
グッドデザイン賞に選ばれた実績もあり、3500社以上が導入しています。
興味がある方は、20日間の無料トライアルも可能です。
出典元：Re:lationサービスサイト
Re:lationの特徴
Re:lationでは、主に、3つの特徴があります。
- 問い合わせを一画面で管理できる
- 対応状況が一目でわかる
- 業務改善の分析が簡単にできる
Re:lationは、メールやLINEなど10種類の問い合わせを一画面で管理でき、複数人と共有できます。
時間のロスをなくせるので、顧客対応のスピードが向上するでしょう。
対応状況を「未対応」、「対応中」、「対応完了」と一目で理解できるので、顧客への、二重返信や対応漏れを減らせます。
二重返信や対応漏れがなくなることで、不要なやり取りも減らせます。
その上、業務の時間やメンバーの状況を分析できるので、業務の効率化ができるでしょう。
エクセルとの違い
Re:lationは、エクセルと違いは主に3つあります。
- 顧客対応が楽にできる
- 業務内容を分析できる
- お金がかかる
Re:lationは、メールやLINEなど複数チャネルのやりとりを1つの画面でできるので、チャネルごとに違う画面で対応しなくても連絡が取れます。
その上、業務内容を分析でき、顧客対応にかかった平均時間がわかるので、どの工数を減らすべきなのか明確にわかます。
しかし、エクセルでの管理は、業務内容の分析ができません。
Re:lationは無料で使えるExcelと異なり、使用するのに初期費用15,000円と月額料金12,800円がかかります。
無料でメール管理している会社にとって、毎月の出費が大きいと感じるかもしれませんが、その分、業務効率化やセキュリティ対策の面で優れているため、コストがかかっても導入する価値があります。
メールの管理はExcelよりも「Re:lation」がおすすめ！
メール管理は、エクセルよりも「Re:lation」がおすすめです。
エクセルでのメール管理のメリットは無料で始められるところですが、メール管理の効率や対応スピードを上げるためには、「Re:lation」のような専門の管理システムを導入する方が適しています。
メールの管理をエクセルから「Re:lation」に切り替えたい方は、ぜひ20日間の無料トライアルから試してみましょう。
Re:lationのサービスサイトはこちら
