仕事の早い人が実践するビジネスメールの締め方

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ビジネスメールの締めの文章、いつも特に意識せずに「よろしくお願いいたします。」で終わっていませんか?

決してマイナスではありませんが、仕事を効率的に進め、相手に行動を促す締め方ができると、よりレスポンスの早いメールのやり取りが可能になります。

そんな仕事の早いデキるビジネスパーソンになるための実践的なメールの締め方をご紹介します。

ビジネスメールの「終わり方」の基本

ビジネスメールの「終わり方」の基本

決して統計を取ったわけではないのですが筆者の体感的に、ビジネスメールの締めの言葉で、最も多く使われるワードは「よろしくお願いします」です。

何かをお願いするときに普通使うこの言葉、なぜか終わり方に用いることも多く「今後とも何卒よろしくお願い致します」「ご検討くださいますよう、よろしくお願い致します」といったように使われます。
社外に使う場合も上司に使う場合も「よろしくお願い致します」、何によろしく言っているのかよく分かりませんが、みんな使っています。

相手の行動を促す「よろしくお願いします」

どうせ「よろしく」お願いするなら、なにか具体的にお願いしましょう。相手の行動を促し、かつ期限も決めておく。そうすることで、相手にも「いつまでに~をしてください」ということを「お願い」されていることが伝わります。

  • お忙しいところ恐縮ですが、◯月◯日までにご回答いただきますようよろしくお願い致します。
  • お忙しいところ恐縮ですが、◯月◯日までにご返信いただけると幸いです。

もちろん、返信が要らない場合もあるかもしれません。そのようなときの終わり方の例も紹介しておきます。

  • 何か質問・不明点等ございましたらご連絡ください。
  • 特に問題がなければご返信は不要です。

返信はいらないという意図を伝えにくい場合でも、しっかりと記載することが大切です。相手も仕事で忙しい時間の合間に見ていることを考えると、簡潔に伝えることで商談もスムーズにいきます。

さらに応用し次の一手を!

メールに返答の期限を書いていても、相手がそれを見ていない可能性もあります。そのための先手を打つ方法としては、

  • 後程こちらの件につきまして、改めてお電話いたします
  • 来週の月曜日に改めてご連絡します
  • 資料が届きましたころにまたご連絡します

等といった文章を一文を付け加えておきます。メールはあくまで手段であり、確実に相手に「伝わる」ためには、単発の行動ではなく、何度も積極的にコミュニケーションを取る必要があります。

また、返答の期限を過ぎても、当然メールが返ってこないこともあります。人は忘れる生き物ですし、皆さん仕事量が多く、どうしても抜け漏れが出てしまいます。そんなときも、しっかりと状況確認のメールを怠らないようにしましょう。

メールのスヌーズ設定を使う

ちなみに、メールの中に期限を書いておいて、改めて期限が過ぎたときに再送メールを送る、といったタスクを管理する際に、使うと便利なのがメールの『スヌーズ機能』です。

たとえば、メールを複数人で共有し管理できる『Re:lation』では、簡単にスヌーズ設定をすることができます。

こうした設定ができるメーラーやメール共有サービスを利用すると、より効率的にそれぞれのメールのタスクを管理しやすくなります。

メールも大切なコミュニケーションの一つです。定型文をまずは覚えるのはもちろん大事ですが、それ以上に相手との対話を重視し、そして相手の行動を変えていくためのコミュニケーション力が重要になります。
そのためにしっかりとタスクを管理しつつ、相手の行動を促していけるようなメールの書き方を実践してみてください!