営業メールを問い合わせフォームからテンプレートを使って送っていませんか？ ここでは、営業メールの基本的な書き方を説明し、相手のWEBにある問い合わせフォームから送信することの是非を考えていきたいと思います。その後の営業活動や顧客獲得にうまくつなげていくための、営業メール作成・送信の注意点やポイントを確認していきましょう。
目次
営業メールの基本的な書き方と構成
営業は、営業担当の印象が業務の成果を左右するものです。
営業活動では、アポイントや顧客への提案など、メールを活用する場面も多くなります。近年では、訪問や飛び込み営業のスタイルだけでなく、訪問時間を省く営業スタイルも増えています。営業メールも、ビジネスマナーに則った適切な書き方で良い印象を与えていかなければなりません。
はじめに、営業メールの基本的な書き方や構成を確認しましょう。
基本的に含めていきたい項目としては、挨拶・自己紹介・用件・メリット・時間設定などが挙げられます。訪問のためのアポイントか、提案なのか、その目的に応じて項目を取捨選択しながら、構成を整える必要があります。構成（流れや順番）だけはあらかじめ決めておくとその後のメール作成が楽になります。
それぞれの項目で、簡潔にわかりやすくまとめることを意識しましょう。だらだらと長いメールは敬遠されるだけでなく、自身や会社の印象や評価を下げることになります。
また、ビジネスメールでは「件名」がとても重要です。メールが読まれるか否かを決めるといっても過言ではありません。必ず件名とメールの中身を一致させるようにして、できるだけ短くまとめて記載しましょう。
では、アポイントと提案メールそれぞれの書き方のポイントをもう少し詳しく説明します。
アポイントメール
アポイントメールは、先方にメールを開いてもらうことがクリアすべき最初の課題です。
「訪問のお伺い」や「アポイントのお願い」だけでは開いてもらうことは難しいかもしれません。アポイントメールの件名は、明確で簡潔、かつ具体的に記載して、開封確率を高めていきましょう。
- 誰からなのか
氏名・役職・会社名など - 何のために
アポイントを取ることが目的 - 何について
何について話したいのか
これらの情報をすべて件名に盛り込もうとすると長くなる可能性が高いですよね。そこを工夫して、短くまとめて記載するように努めてください。
宛名は、相手の会社名、役職、氏名と改行で並べます。誤字のないように気をつけ、会社名などの略式は避けましょう。
※（株）ではなく株式会社などの正式名称を記載します。
誤字脱字や不自然な敬語がないようにして、気持ちよく読んでもらいましょう。
アポイントでは相手との日程調整が必要になります。3～４つの候補をこちらから提示しておくとスムーズに展開できることも多いです。先方のアポイント承諾も得やすくなり、その後のやり取りも簡素化する効果があります。
相手にとってどんなメリットがあるのかを含めます。事前に集めた相手の情報をもとにして、精度の高いメリットを探しましょう。
提案メール
顧客にメールで提案を送るケースも増えています。提案メールは、営業する側にとってもされる側にとっても、訪問コストや面会時間が省けるというメリットがあります。コンタクト後に即座に送付し、検討材料にしてもらえるように準備しておきましょう。
提案メールの本文は、提案を送付する旨の簡潔な案内に留め、提案内容の資料を別途添付することがほとんどです。提案を読む相手のことを考えたマナーの意味でも、別途の添付が適しているでしょう。
その提案資料の出来が、その後の商談の進み具合を左右します。営業が直接訪問してプレゼンテーションするときのように、細かい説明補足ができないことを加味して作成しましょう。
また、送付後に印刷される、複数の人で相談・検討するためにシェアされる、競合会社の提案と比較されるなどの可能性があります。誤字脱字はないか、読みやすいか、情報の間違いや不足がないかなど入念なチェックが必要です。
できるだけ社内の他の人にも目を通してもらい、ブラッシュアップできるといいでしょう。
提案メールは、以前のアポイントでタイミングが合わなかったり、断られたりした相手にも有効なアプローチ手段となります。相手の状況が変わっている可能性もありますし、相手の現状を知る（＝情報収集）こともできるのです。
営業メールを問い合わせフォームから送信していませんか？
WEBサイトに設置されたフォームから営業メールを送るのは、できるだけ避けたほうがいいでしょう。
多くの企業が自社のWEBサイト上に問い合わせ窓口のフォームを設置するようになっています。そのフォームから、アポイントを取るための営業メールを送っている営業担当も少なくないようです。確かに、相手のメールアドレスや該当担当者がわからないようなときには使える手段かもしれません。
では、なぜ避けたほうがいいのか、その理由を以下で確認していきましょう。
いい印象を与えにくい
問い合わせフォームからの営業メールは、受け取る相手に良い印象を与えにくいです。
企業がWEBサイト上に問い合わせフォームを設置することが当たり前になり、その対応に企業も慣れてきています。いまや、フォームで送られてくる営業メールは「無作為で一律内容の送信戦法」という認識も浸透してきているのです。そのような認識をもつ企業は、届いても「見ないメール」と判断するはずです。
送信した営業担当や企業に対して、良くない印象を持つ企業が増えていることを知っておきましょう。
担当者に届かない
問い合わせフォームが設置されている場合、受信した内容をチェックする担当者がいます。その人が、営業メールを読んでほしい相手、もしくは営業内容に関連した人ではないことも多いです。
そして、こちらの本星である担当者にメールの内容を振ってくれるかどうかは、はじめに見る担当者のフィルターにかかっています。もともとフォームから送られてくる営業メールは「いい印象を与えにくい」ことから、本星の担当者に届けられる可能性は低いと考えるのが妥当でしょう。そうなると、せっかくの営業メールも水の泡になってしまうということです。
迷惑メールならぬ営業スパム？
「営業メールお断り」の注釈は見逃さないようにしてください。そのような記載を見つけた場合は送ってはいけません。営業を受け付けるためのフォームではないことの明示です。わざわざ記載しているのは、以前に何らかの迷惑や損失を経験している可能性も高いと考えられます。
問い合わせフォームが設置されているそもそもの目的を察しましょう。企業は、自社の顧客の要望、問題、疑問を把握して、解決するために設置しています。業種によっては、予約やキャンセルの連絡窓口として使われていることもあるでしょう。
そこに営業メールが交じってしまえば、相手が対応すべき自社顧客のフォーム送信を見逃してしまう可能性があります。つまり、問い合わせフォームからの営業メールは、先方の営業活動を邪魔することにもなりかねません。
フォームから営業メールを送る際のポイント
営業メールを送る手段が、問い合わせフォームしかないというときもあるでしょう。
そのような場合には、最低限のマナーを守り、細心の注意を払って送信する必要があります。まずは「営業メールお断り」と書かれておらず、顧客向け限定のフォームではないことが大前提です。以下の項目をクリアして節度のある送信を心がけましょう。
送信内容はわかりやすく簡潔に
フォームもメールと同じく、内容はわかりやすく簡潔にまとめるのが鉄則です。
- 簡単な自己紹介
- メールの目的や意図
- 読んだあと相手に何をしてほしいのか
- そのアクションでどんなメリットがあるのか
長いメールは、読み手に負担をかけ、読まれない、もしくは途中で読むことをやめてしまう可能性を高めます。箇条書きを使ったり、URLを記載して詳細確認できるようにしたりして、読みやすく、わかりやすい記載を心がけましょう。
営業テンプレは嫌われる？コピペは相手にもわかる
問い合わせフォームであっても、相手は「人」という意識を持って作成することが大切です。コピペした内容は相手にも伝わるものなので避けましょう。他社と同じ内容で一斉送信されていることは高い確率で見抜かれます。良くない印象を与える要因でもあります。
相手の情報を内容に反映させることがポイントです。つまり、事前のリサーチや情報収集が不可欠になってくるのです。
- 業界や扱っている商品やサービス
- 相手の持つWEBサイト
- 相手の抱えている問題
- 相手が必要としている情報
- その相手の何を解決できるのか
- その相手のメリットは何か
相手の情報を絡めながら作成すれば、決して一律の内容にはならないはずです。メールに対して相手に興味を持ってもらうための要素でもあります。フォームでの営業も、直接会って営業するときのスタンスを保って、1to1を心がけましょう。
好印象を抱いてもらうコツ
できる限り避けるべき問合せフォームから営業メールですが、どうしても利用しなければならない場合は、できるだけ好印象を残すことに注力したいところです。そのコツとして、以下の点に気を配ってみてください。
先に説明した「簡潔」「それぞれの相手に対する内容」ということも印象を左右する大事な要素になります。また、相手のサイトなどをよく読んでその感想や商品・サービスの感想を盛り込んでおくと喜ばれるものです。
「ぜひ一度お時間をください」と書かれていると、強引にアポイントに引っ張っているような印象を持たれる可能性もあります。「もし興味があればご連絡ください」に留め、電話やメールアドレスなどの連絡先を明確に記載しておきます。アポイントを承諾するかしないかの判断は先方に委ねるのです。
メールの内容で好印象と興味を喚起するという視点で作成し、先方からのコンタクトを引き出していきましょう。
営業メールはテンプレではなく相手目線で個別作成
営業は、相手の気持ちと立場を理解した上でのアプローチが成果につなげるカギとなります。営業メールも直接会うときと同じく、1to1を意識して相手の情報に触れましょう。 そのようなメール作成ができれば、良い印象も保ちながら、スマートな営業活動につながっていくはずです。
