ビジネスメール「お断り」の基本的な書き方ポイントと注意点

サポート, メール

ビジネスにおいて相手先からの依頼や申し出を場合によっては断らなければならないことがあります。その際にどのようなお断りメールを送れば良いのか迷う人も少なくないでしょう。そこで、今回はお断りメールの基本的な書き方と注意点について紹介していきたいと思います。

お断りメールの基本

お断りメールの基本

ビジネスではどうしても先方の都合に添うことができず、やむなく断りのメールをしなければいけない場合もあります。本来断りを入れる場合、メールや文書では失礼にあたるということを教えてもらうこともあるでしょう。しかし、会社によっては多忙を極めてしまうためメールや文書のほうがより丁寧に返せる場合もあるのです。

ではお断りを入れる場合の基本はどのようなものがあるのでしょうか。まず冒頭で大切なのは依頼に対する謝辞を述べることです。いきなり依頼を断るのは失礼に値するため絶対にしないようにしましょう。依頼に対する謝辞の後には断りの理由を提示してください。

また、依頼を断るにあたるまでどのような努力をしたのか、という点も添えて伝えると誠意が伝わるため必要以上に印象が悪くなるということは起こらないでしょう。

最後の文言としては、今後もお付き合いがあるということを前提に言葉を添えてあげましょう。

お断りメールでの注意点

お断りメールでの注意点

お断りメールでの注意点として気をつけなくてはいけないのは、言葉遣いと断りの意思表示です。当たり前のことですが、メールで送る相手に失礼な言葉を使ってしまうのは、いくら誠心誠意伝えていたとしてもそれだけで印象を悪くしてしまいます。

また、先ほどの基本的なお断りを抑えてないメールをしてしまうのも注意が必要です。いきなり断りの内容を送ってしまうと相手も良い気持ちで文章を見ることはないでしょう。

それ以外にも断ることが申し訳ないという気持ちが先行してしまい、断りを明確に表現していない文章になってしまうことにも気をつけなくてはなりません。お断りをする場合は必ずはっきりと相手に伝わるように意思表示をしましょう。

お断りメールの例文

最後にお断りメールの例文を紹介しておきますので参考にしてみてください。

(例)
貴社ますますご隆盛のこととお喜び申し上げます。株式会社〇〇営業部の田中太郎と申します。

いつも弊社と取引をしていただき、誠にありがとうございます。この度のお申し入れの件についてですが、残念ながら今回はお受けする事が難しく、不本意ながらお断りさせていただくことを心からお詫びします。

現状弊社では、貴社がご希望の製品が入荷待ちの状態が続いており、現状も目処が立っていません。

折角のご要望であるにも関わらず申し訳訳ありませんが、なにとぞ事情ご高察のうえ、ご了承いただきますよう謹んでお願いいたします。 メールにて恐縮ですが、今後とも変わらぬお付き合いのほどよろしくお願い致します。

なお、入荷の目処が立ち次第早急に連絡をさせていただきますのでご了承いただきますよう併せてよろしくお願い致します。

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株式会社〇〇 
営業部 田中 太郎(たなか たろう)
TEL: 000-1111-2222
FAX: 000-1111-2333
E-Mail: tanaka@co.jp 
URL: https://000.co.jp/
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