近年、クラウド型のサービスはどんどん普及しており、それはメール管理システムに関しても当てはまります。社内で共有しやすくメール対応のコスト削減につながり、インターネット上のシステムにアクセスするだけなので、比較的簡単に導入できるからです。今回は、そうした多くのメリットをもつクラウド型のメール管理について解説します。さらに、業種別におすすめするメール管理システムの条件や使い方なども紹介します。導入の参考にしてください。
目次
メール管理をクラウド型にするメリット
メール管理業務を行う人のさまざまなニーズに対応できるのが、クラウド型のメール管理です。クラウド型だからこその、非常に柔軟性の高いシステムが構築されており、安心かつ安全に運用できるのもポイントです。
ではクラウド型のメール管理システムにはどんなメリットがあるのでしょうか。多くの機能を有するメール管理システム「Re:lation」の機能を例に解説していきます。
デバイスを選ばない
クラウド型のメール管理は、インターネット上にデータが存在します。そのため、インストールする必要がなく、どのPCからでも利用することが可能です。
外出先や自宅などで、インターネット環境が整っているなら場所を選ばずに利用できるため、急な案件にも迅速に対応できます。利用するにはログイン情報などが必要になるため、インターネット上にあるからといって不正に利用されるリスクも少ないです。
どんな時にも対応できるのがクラウド型の代表的な強みといえるでしょう。
送受信メールが分散することがない
メールアドレスや受信ボックスを共有する前提で運用できるため、個別に対応する場合でもメールが分散されることがありません。意図的に分散したい場合には、メールごとにラベルをつけることで仕分けできます。ラベルはひとつのメールに複数貼り付けられるので、わかりやすく効率的な運用が可能です。
またメールだけでなく、電話やLINE、チャットの履歴なども一元管理できます。この運用方法で、複数のスタッフが同時に利用してもミスが少なく、進行状況がわかりやすいシステムを実現しています。
万が一パソコンが故障してもデータの消失の心配がない
クラウド型のメール管理は、データがPCに保存されません。全てインターネット上で完結できるシステムのため、万が一PCが故障してもデータが失われる心配もないのです。
従来のメールソフトでは、他のスタッフがメールを保存している場合には復元できる可能性はあります。ですが、個人で管理している際には、大切なお客様からのお問い合わせや取引先企業からのメールが失われるリスクがあるのです。そういったリスクを軽減できるのも、クラウド型のメール管理システムのメリットです。
メールアドレスは複数登録可能
複数の事業を展開しているなら、当然複数のメールアドレスを利用することが多いです。またひとつの事業でも、一般消費者や法人などで管理するメールアドレスを分けることもあるでしょう。
そうした複数のメールアドレスを登録することも、メール管理システム「Re:lation」では可能です。メールアドレスごとに共有するスタッフを設定することで、細分化した管理ができます。逆に複数のメールアドレスを、ひとつの受信ボックスにまとめることも可能なのです。
そもそも、メール管理システムは乱雑になりやすいメールの送受信を一括管理できるもの。複数のメールアドレスを登録する場合にも、柔軟な対応が期待できるでしょう。
対応状況がわかりやすい
ステータス管理機能があるので、どのメールが対応中でどれが未対応なのかも一目でわかります。さらに、確認や承認作業が必要なものや一時保留しなければならないメールも、ステータス設定や担当者のアイコン表示でメール管理に関わる全てのスタッフに共有できるのです。この機能により、二重送信や対応漏れなどのミスを減らせるでしょう。
また受信ボックスごとに、スタッフのアクセス権限も設定できます。もちろん、個人用の受信ボックスも作れるため、スタッフが個別に分けてメールを管理することも可能です。
すでに対応済みのメールに関しても、タイムライン機能で瞬時にやり取りを確認できます。状況が把握しやすいので、無駄な確認作業が減り効率的な管理が実現可能です。さらに対応中のメールは、他のスタッフが返信できなくなるなどの制限をかけられるので、複数のスタッフが同時進行してしまうミスもなくなるでしょう。
メールごとに社内コミュニケーションが取れる
ひとつのメールごとにコメントを残せる機能があり、社内のスタッフのみに共有できます。そのため、メールの内容に関しても注意事項や対応状況などをわかりやすく他のスタッフに伝えることが可能です。
対応を引き継ぐ場面においても、どんなやり取りがあったのかをコメントで残せるため、スタッフ間での細かい情報交換もしやすくなります。
また、メールのやり取りとコメント欄では背景色を変えるなどの方法で、両方のやり取りがわかりやすく表示される効果も。スタッフ同士でメールのやり取りをする必要がないので、無駄なメールも溜まりにくいのです。
添付ファイルも簡単に暗号化ZIP
メールソフトでは機密性の高いファイルを送信する際に暗号化したファイルを送信することが必要です。それなりに手間がかかる作業であり、パスワードを送信し忘れることも度々あるでしょう。
しかし「Re:lation」による暗号化では、チェックボックスをワンクリックするだけで、ファイルの暗号化からパスワードの自動送信までできる機能も存在します。面倒なセキュリティ対策も、簡単操作でスムーズに行えるのです。
こうした細かい部分でミスが減り、時間短縮できるのはメール管理業務に携わるスタッフにとってはありがたいものです。
各種システムと連携が可能
業務上、顧客データはメールのみでの管理ではありません。例えば、コールセンターなどの電話業務におけるCTIや、在庫管理などを一元管理する受注管理システムなど多くのデータベースを利用することもあります。そして「Re:lation」は、それらの各種システムと連動することも可能なのです。
さらに、それぞれのシステムに登録されている顧客情報を呼び出し、スピーディーなメール対応に移行することも実現できます。
CTIや受注管理システム以外にも、CRMやSFAシステムなどの営業管理システムにも連携は有効です。BtoBやBtoCなどのあらゆる事業と連動することで、メール管理以外の業務も効率化できるといえるでしょう。
新人オペレータのOJT機能も充実
新人スタッフを実践で教育しながら、業務を行うための機能も充実しています。具体的には、承認機能や権限設定、変更内容表示などです。
承認機能は新人オペレータがメール対応を行う場合、上司の承認がなければメールを送信できないシステムです。まだ経験の浅いスタッフが自己判断で業務を遂行しないよう制限をかけられます。権限設定では、メール管理に携わるスタッフを制限できるため、新人の対応できる範囲がわかりやすいです。
そして対応内容を修正した際には、新人スタッフが確認しやすよう変更内容を比較確認できる機能も備わっています。
また社内で共有するテンプレートを用いれば、新人でも既存スタッフと遜色ない対応が可能です。見本があると社内の方針や方向性も理解しやすいため、教育速度もアップできます。無駄な手間を省いたOJT機能で、新人も教育担当者も効率的なやり取りが可能になるでしょう。
業務改善・マーケティングにも活用できる
高性能なダッシュボード機能を利用すれば、メールの対応件数や対応にかかった時間などを簡単に集計できます。集計したデータはグラフ化した表で確認できるため、見やすく問題点や改善点を共有しやすいです。
メールごとに設定したラベルを仕分けしてデータにまとめることも可能なので、商品に対する質問や事業に対する不満などの消費者の声もつかみやすくなります。集計したデータを元に、業務改善やマーケティングに活用できるのです。
さらに計画から改善までの一連のPDCAを回すことで、より効率的な業務を実現できるでしょう。
教育機関におすすめのメール管理システムの条件と使い方
教育機関は、今まで生徒を介して保護者との日常的なやり取りを行うことが多くありました。しかし近年では、プリントや連絡帳などに代わり、メールによる確実かつ迅速な対応を行う教育機関も増えています。なぜなら、保護者に対してより密接なコミュニケーションが求められているからです。
生徒が出席しなかった際の連絡などの学校行事に関するさまざまな伝達事項は、生徒を介して学校側と保護者側で行われるもの。生徒がプリントを紛失したり親に渡し忘れるなどのミスもあり、以前から確実性の高い情報交換が求められているのです。
また近年では、少子高齢化が進み生徒の数が減少しており、生徒一人ひとりに対してより真剣に向き合える時代になりつつあります。個別に生徒や保護者と連絡を取る際にも、柔軟性の高いメール管理システムは対応しやすいのです。
例えば、担任ごとに受信ボックスを設定しラベルにより生徒を振り分けるなど。万が一、担任の教員が風邪などで休んでいる場合でも、他の教員に引き継ぎやすいメリットもあります。
クラスの担任になる教員などは、クラス内の生徒やその保護者に対して個別でのお問い合わせに対応することも多く、こうした細かい設定ができるメール管理システムがおすすめです。
士業におすすめのメール管理システムの条件と使い方
士業にくる顧客からのメールは、主に重要な内容のケースが多いです。一般客から法人まで幅広く相談がくるでしょう。そのため、相手の気持ちを汲んだ最適なメールの返信が必要になります。
こうした重要な案件は、誠実な対応に加えて返信するスピードも大切です。特に弁護士や司法書士といった職業は、法律にも関わるので繊細な内容のものも取り扱うことがあるでしょう。
それらの複雑な案件に適切な対応を行うには、専門的な知識やある程度の経験が必要になる場面も多いです。対応漏れや二重送信、返信遅れなどの顧客に対して信頼を失う行為は、必ず避けねばならないため、確実に共有できるメール管理が重要になるのです。
メール管理システムでは、それらの問題を解決できるシステムが数多く備わっています。例えば、ラベルでの仕分け機能を有効活用すれば、どのくらい重要なのか、専門的知識が必要か、メール返信する速度などのさまざまな優先順位をつけやすくなります。
また、経験や知識が浅い従業員が勝手に対応しないように、承認機能をつけることも可能です。メールひとつにおいても、高い信頼性と確実な業務を可能にするのがクラウド型のメール管理システムなのです。
ホテル・旅館におすすめのメール管理システムの条件と使い方
ホテル・旅館などの宿泊施設では、日常的に多くの予約メールやお問い合わせメールが送られてくるでしょう。宿泊施設を掲載しているWEBサイトが複数あるなら、窓口に対応したメール対応なども必要になります。
予約状況に応じるための確認も大切なので、どうしてもメール管理が乱雑になりやすく対応が遅れやすいのが特徴です。
また、リピーターからのメールに毎回同じ従業員が返信できる訳ではなく、多くの従業員に共有しやすいシステムが必要になるでしょう。そうした問題もメール管理システムを使えば、乱雑になりやすいメール量をフォルダ分けやラベル機能によって整理できるため、誰が見ても対応状況がわかりやすいです。
ステータス管理では返信状況なども共有しやすく、予約の対応漏れなども起こりにくくなるでしょう。さらに複数のWEBサイトや予約フォームなどからのメールにも、一括管理でメールがまとめやすくなります。
近年では、旅館業法の改正民泊新法の施行により、格安の宿泊施設が増えています。そのため、宿泊施設の多様化が進みリピーター獲得が難しくなっているのが現状です。その問題点を解消するためには、一度利用した顧客に対しては積極的なアプローチが必要になるのです。
大量のメールで乱雑になりやすいからこそ、メール管理システムできちんと整理する必要があるでしょう。
ネットショップにおすすめのメール管理システムの条件と使い方
ネットショップでは、商品の在庫管理と同じくらいメール管理も重要。なぜなら基本的に、顧客とのやり取りはメールになるからです。受注・確認・発送といった決まった形の内容から、商品に関する疑問やお問い合わせなどの幅広い対応が必要です。そうなると必然的にメール量も多くなるため、綿密な管理が求められます。
ネットショップは、販売サイトでメールシステムが使えることも多いです。しかし、メール量が多いと管理が難しくなる可能性もあります。そのため、メール管理システムでの運用が最も効果的になるのです。特に複数のWEBサイトにまたがって販売をしているなら、それらのメールを一括管理できるメリットがメール管理システムにはあります。
もちろん、ショッピングサイトごとにフォルダを作成し自動振り分け設定を行う、ラベル機能で商品ごとに仕分けするなどの柔軟性の高い操作が可能です。
また、ネットショップにはレビューや評価があるので、顧客満足度を高めることが販売促進につながります。クラウド型はさまざまな端末から常時対応できるため、素早い返信で顧客満足度を向上させられるでしょう。
一般企業におすすめのメール管理システムの条件と使い方
一般企業といっても、BtoB（対企業）なのかBtoC（対一般消費者）なのかでメール対応も変わります。なぜなら、企業に対しては「御社」という言葉でも、一般消費者には「お客様」というように言い回しに違いがあったりするからです。
もちろん相手の質問に答えるレベルも、わかりやすさを重視するか専門性を高めるのかなどのさまざまな違いもあります。そのため、経験豊富な社員と新人社員でのメール対応にはどうしても差が出るもの。経験や知識による差をできるだけ埋めるためには、お問い合わせの多い項目に対してテンプレートを用意することで対処できます。
さらに、過去の対応履歴も参考になるので、履歴を素早く簡単に閲覧できる機能も重要です。
メール管理システムでは、文章のテンプレートが複数用意されているものも多いです。後から新しいテンプレートも登録できるため、お問い合わせの多い項目に対しても対策が打てます。タイムライン機能を使えば、過去のやり取りをスムーズに閲覧することも可能です。
また、メール管理システムの共有機能があれば、企業でよく見るCcやBccなどの巻き込みメールや一斉送信などの必要もなくなります。そのため、無駄なメールを減らすことにつながるでしょう。
そして迷惑メールも、容量を圧迫する無駄なメールです。メール管理システムには、迷惑メールフィルタやブラックリスト登録などによる選別もできるため、必要のない確認作業を減らすことができるのです。
コールセンターの顧客対応状況もメール管理システムと連携で品質アップ！
メール管理システムは、他のさまざまなシステムと連動しているサービスもあります。特に、メール対応と並行してコールセンターによる顧客対応を実施している企業は、顧客情報の共有により業務の大幅な改善が見込めます。
例えば、メール管理システム「Re:lation」とクラウド型ビジネスフォン「GoodLine」の連動では、コールセンターにお問い合わせが来た際に、電話番号を元に自動でメールの対応履歴がタイムラインで表示されます。これによりコールセンター業務を行うスタッフは、顧客のお問い合わせ状況をすぐさま理解できるのです。
顧客情報を瞬時に把握していることが伝わるだけでも、好印象を与えることができるため満足度アップにつながるでしょう。
特に何度もやり取りをしている顧客は、お問い合わせするたびに1から説明したり、企業側が内容を把握していないことに不満をもつ人も多いです。しかし企業側としては、毎回同じスタッフが対応できるとも限らないので難しい課題になっています。他のシステムとの連動は、顧客のニーズに応える品質の高い対応が望めるのです。
Re:lationなら無料お試しとフリープランも！
「Re:lation」は、多くの機能を備えた柔軟性の高いメール管理システム。しかも、無料で利用できるプランとして「無料お試し」と「フリープラン」の2種類があります。
「無料お試し」は、人数や登録できるメールアドレスの制限がなく、20日間だけ無料で利用できるプランです。導入を考えている企業は、事前に想定した人数でのシミュレーションができます。
一方「フリープラン」は、期間に制限はなくずっと無料で使えるプランです。ただし登録できる人数は3人までで、送信権限があるのはその中でも1人に絞られます。
ごく一部の従業員しか利用できないため、メール管理システムの機能が活かされにくいかもしれません。しかし、人数が少なくともメリットは多く、プランのグレードアップも可能なため、試験的に導入するのも良いでしょう。
「Re:lation」は、クラウド型メール管理システムの強みを十分に発揮した機能があり、業務の効率化や顧客満足度のアップなどにつながるとても大きなメリットがあります。メール管理に関する業務の改善を図るなら、ぜひとも「Re:lation」がおすすめです。
