ビジネスメールの締めの文章、いつも特に意識せずに「よろしくお願いいたします。」で終わっていませんか？
決してマイナスではありませんが、仕事を効率的に進め、相手に行動を促す締め方ができると、よりレスポンスの早いメールのやり取りが可能になります。
そんな仕事の早いデキるビジネスパーソンになるための実践的なメールの締め方をご紹介します。
ビジネスメールの「終わり方」の基本
決して統計を取ったわけではないのですが筆者の体感的に、ビジネスメールの締めの言葉で、最も多く使われるワードは「よろしくお願いします」です。
何かをお願いするときに普通使うこの言葉、なぜか終わり方に用いることも多く「今後とも何卒よろしくお願い致します」「ご検討くださいますよう、よろしくお願い致します」といったように使われます。
社外に使う場合も上司に使う場合も「よろしくお願い致します」、何によろしく言っているのかよく分かりませんが、みんな使っています。
相手の行動を促す「よろしくお願いします」
どうせ「よろしく」お願いするなら、なにか具体的にお願いしましょう。相手の行動を促し、かつ期限も決めておく。そうすることで、相手にも「いつまでに～をしてください」ということを「お願い」されていることが伝わります。
- お忙しいところ恐縮ですが、◯月◯日までにご回答いただきますようよろしくお願い致します。
- お忙しいところ恐縮ですが、◯月◯日までにご返信いただけると幸いです。
もちろん、返信が要らない場合もあるかもしれません。そのようなときの終わり方の例も紹介しておきます。
- 何か質問・不明点等ございましたらご連絡ください。
- 特に問題がなければご返信は不要です。
返信はいらないという意図を伝えにくい場合でも、しっかりと記載することが大切です。相手も仕事で忙しい時間の合間に見ていることを考えると、簡潔に伝えることで商談もスムーズにいきます。
さらに応用し次の一手を！
メールに返答の期限を書いていても、相手がそれを見ていない可能性もあります。そのための先手を打つ方法としては、
- 後程こちらの件につきまして、改めてお電話いたします
- 来週の月曜日に改めてご連絡します
- 資料が届きましたころにまたご連絡します
等といった文章を一文を付け加えておきます。メールはあくまで手段であり、確実に相手に「伝わる」ためには、単発の行動ではなく、何度も積極的にコミュニケーションを取る必要があります。
また、返答の期限を過ぎても、当然メールが返ってこないこともあります。人は忘れる生き物ですし、皆さん仕事量が多く、どうしても抜け漏れが出てしまいます。そんなときも、しっかりと状況確認のメールを怠らないようにしましょう。
メールのスヌーズ設定を使う
ちなみに、メールの中に期限を書いておいて、改めて期限が過ぎたときに再送メールを送る、といったタスクを管理する際に、使うと便利なのがメールの『スヌーズ機能』です。
たとえば、メールを複数人で共有し管理できる『Re:lation』では、簡単にスヌーズ設定をすることができます。
こうした設定ができるメーラーやメール共有サービスを利用すると、より効率的にそれぞれのメールのタスクを管理しやすくなります。
メールも大切なコミュニケーションの一つです。定型文をまずは覚えるのはもちろん大事ですが、それ以上に相手との対話を重視し、そして相手の行動を変えていくためのコミュニケーション力が重要になります。
そのためにしっかりとタスクを管理しつつ、相手の行動を促していけるようなメールの書き方を実践してみてください！
