仕事の早い人が実践するビジネスメールの締め方

セールス, 業務効率化

ビジネスメールの締めの文章、いつも特に意識せずに「よろしくお願いいたします。」で終わっていませんか?

決してマイナスではありませんが、仕事を効率的に進め、相手に行動を促す締め方ができると、よりレスポンスの早いメールのやり取りが可能になります。

そんな仕事の早いデキるビジネスパーソンになるための実践的なメールの締め方をご紹介します。

ビジネスメールの「終わり方」の基本

ビジネスメールの「終わり方」の基本

決して統計を取ったわけではないのですが筆者の体感的に、ビジネスメールの締めの言葉で、最も多く使われるワードは「よろしくお願いします」です。

何かをお願いするときに普通使うこの言葉、なぜか終わり方に用いることも多く「今後とも何卒よろしくお願い致します」「ご検討くださいますよう、よろしくお願い致します」といったように使われます。
社外に使う場合も上司に使う場合も「よろしくお願い致します」、何によろしく言っているのかよく分かりませんが、みんな使っています。

相手の行動を促す「よろしくお願いします」

どうせ「よろしく」お願いするなら、なにか具体的にお願いしましょう。相手の行動を促し、かつ期限も決めておく。そうすることで、相手にも「いつまでに~をしてください」ということを「お願い」されていることが伝わります。

  • お忙しいところ恐縮ですが、◯月◯日までにご回答いただきますようよろしくお願い致します。
  • お忙しいところ恐縮ですが、◯月◯日までにご返信いただけると幸いです。

もちろん、返信が要らない場合もあるかもしれません。そのようなときの終わり方の例も紹介しておきます。

  • 何か質問・不明点等ございましたらご連絡ください。
  • 特に問題がなければご返信は不要です。

返信はいらないという意図を伝えにくい場合でも、しっかりと記載することが大切です。相手も仕事で忙しい時間の合間に見ていることを考えると、簡潔に伝えることで商談もスムーズにいきます。

さらに応用し次の一手を!

メールに返答の期限を書いていても、相手がそれを見ていない可能性もあります。そのための先手を打つ方法としては、

  • 後程こちらの件につきまして、改めてお電話いたします
  • 来週の月曜日に改めてご連絡します
  • 資料が届きましたころにまたご連絡します

等といった文章を一文を付け加えておきます。メールはあくまで手段であり、確実に相手に「伝わる」ためには、単発の行動ではなく、何度も積極的にコミュニケーションを取る必要があります。

また、返答の期限を過ぎても、当然メールが返ってこないこともあります。人は忘れる生き物ですし、皆さん仕事量が多く、どうしても抜け漏れが出てしまいます。そんなときも、しっかりと状況確認のメールを怠らないようにしましょう。

メールのスヌーズ設定を使う

ちなみに、メールの中に期限を書いておいて、改めて期限が過ぎたときに再送メールを送る、といったタスクを管理する際に、使うと便利なのがメールの『スヌーズ機能』です。

たとえば、メールを複数人で共有し管理できる『Re:lation』では、簡単にスヌーズ設定をすることができます。

こうした設定ができるメーラーやメール共有サービスを利用すると、より効率的にそれぞれのメールのタスクを管理しやすくなります。

メールも大切なコミュニケーションの一つです。定型文をまずは覚えるのはもちろん大事ですが、それ以上に相手との対話を重視し、そして相手の行動を変えていくためのコミュニケーション力が重要になります。
そのためにしっかりとタスクを管理しつつ、相手の行動を促していけるようなメールの書き方を実践してみてください!

カスタマーサクセスをつくるインゲージのRe:lationを体験!
20日間無料で基本的な機能をすべて試すことができます。

Re:lationはお客様とのコミュニケーションの質を高めるクラウドサービスです。
チームでメールやSNSを共有し一元管理することでお客様との対話を効率的に質の高いものにします。
多くのお客様とのコミュニケーションを大切にでき、チーム力も高めることが可能なカスタマーサクセスを提供します。

資料請求
  1. この記事へのコメントはありません。

  1. この記事へのトラックバックはありません。

関連記事一覧

カテゴリー

アーカイブ

サイト内検索

おすすめ記事

  • 登録されている記事はございません。