アポイントを取る時には電話かメールのどちらかを使うのが一般的ですよね。
ビジネスメールでアポイントを取るのは意外と難しく、特に新規のお客様の場合には内容がわかりやすく相手の興味を惹かなければアポイントにつなげることができません。
初めて依頼をするお客様にビジネスメールでアポイントを取る時のコツについてご説明します。
初めてアポイントを取るときの流れ
初めて訪問をするお客様の場合には、飛び込み営業をするよりも電話やビジネスメールでアポイントを取ってから訪問する方が丁寧ですし、訪問の成功率も高くなります。しかし、アポ取りの基本がわからなければ、アポイントにつなげることはできません。
初めてアポイントを取る場合のメールの書き方としては、初めて連絡をしたことがわかるような一文を書くことが大切です。
よくある間違いでは「いつもお世話になっております」と書いてしまう人がいますよね。しかし、初めての連絡では何をきっかけに連絡したかを伝え、用件を簡潔に書いた上でアポイントを取りたいということをビジネスメールに明記することが基本となります。
ダラダラした文章は読む気をなくすので、相手に興味を持ってもらえるビジネスメールを心掛けましょう。
失敗しにくいアポイントメールのコツ
失敗しにくいアポイントメールのコツをつかむために、まずは初めての相手に送るビジネスメールの例文をご紹介します。
| 件名: 弊社サービスのご案内（●●株式会社） 本文: 株式会社 ◯◯ 営業部 △△様 初めてご連絡を差し上げます。 ●●株式会社 営業部の▲▲と申します。 この度は◯◯◯ 株式会社 営業部の△△△様よりご紹介を頂き、ご連絡を差し上げました。 弊社は◯◯のサービスを提供しており、是非貴社におかれましてもご活用をご検討頂きたくこのようなメールを差し上げた次第です。 つきましては、貴社にお伺いさせて頂いた上で30分ほどご説明の機会を頂きたいのですが、下記日程にてご都合はいかがでしょうか。 ◯月◯日 ◯時～ ◯月◯日 ◯時～ お忙しいところ大変恐縮ですが、こちらの日程でご都合がつかないようでしたら都合の良い日程をお知らせ頂けますでしょうか。 何かご不明点がありましたら、私までお問い合わせください。 ご検討宜しくお願い致します。 ●● 株式会社 営業部 ▲▲ 電話番号：03-XXXX-XXXX Email：XXX@XXXX.jp |
なお、世の中には便利なツールもあり、下記の「以下の日程でご都合いかがでしょうかメーカー」ではスケジュールを選択するだけで簡単に日程を打ち込むことができます。最近では、メールと連動して使えるグループウェアやスケジュールアプリなども増えています。
初めてのメールでは、誰かからの紹介または相手の会社のホームページから見たということを伝えます。そして、訪問したい理由を簡潔に書いて複数の日程を提案し、それでも都合が合わない場合には相手の都合をお伺いする一文を付け足します。
最後に締めの言葉を入れ、問い合わせ先として自分の電話番号やメールアドレスなども記載します。
失敗しにくいビジネスメールのアポイントはサービスについて長々と書くのではなく、簡潔で丁寧な文章で用件のみをわかりやすく伝えることがポイントとなります。
あまりにも長い営業メールは逆に会ってみたいと思えないものとなってしまうので、詳しい説明は相手から質問があった時や、実際に訪問した際にすることをおすすめします。
