メール共有システムのおすすめ13選【比較表】｜機能・選び方・導入メリットも解説

メール共有システムとは、問い合わせ窓口から受信したメールを複数のメンバーで共有したり、一元管理したりするためのツールです。

問い合わせの返信対応を効率化するために、メール共有システムの導入を検討している企業も多いでしょう。

メール共有システムは問い合わせの内容を共有できるだけでなく、対応状況も一目でわかるため、対応漏れや二重対応などを防止できます。

本記事ではメール共有システムの選び方を解説したうえで、おすすめのメール共有システム13選を紹介します。

メール共有システムの導入を検討している担当者の方は、ぜひ参考にしてみてください。

メール共有システムとは？

メール共有システムとは、メールによる問い合わせ内容や対応状況などを一覧で把握できるツールのことです。

複数の従業員で問い合わせ対応を行う場合、業務が複雑になってしまうケースが多々あるのではないでしょうか。

そんなときにメール共有システムを活用すれば、問い合わせ内容の一元管理により上記のようなトラブルを未然に防げます。

メール共有システムについて、まずは下記の3つのトピックで解説します。

• メール共有システムが必要な理由
• メール共有システムの主な機能
• メール共有システムの活用シーン

では順番に見ていきましょう。

メール共有システムが必要な理由

メール共有システムは、問い合わせ窓口やカスタマーサポートを設置している企業にとって必要不可欠といえます。

メール共有システムが必要な理由は次のとおりです。

• メンバー間での情報共有が簡単
• 対応漏れや二重対応を防止できる
• 効率化による業務時間の短縮

メールのやり取りや対応状況などを社内で簡単に共有できるため、チームメンバー全員が必要な情報をすぐに確認できます。

対応状況についても「未対応」「対応中」「対応済」のようにステータスを一目で確認でき、対応漏れや二重対応を避けられます。

また各問い合わせの対応状況をリアルタイムで把握できるので、情報共有の手間が省け、業務時間が短縮できる点も大きなメリットです。

メール共有システムの主な機能

メール共有システムには、主に次のような機能があります。

• メールの対応担当者の設定
• 対応状況のステータス管理
• テンプレートの設定
• 顧客情報の管理機能
• 過去の対応履歴の表示

メール共有システムには、メールの対応担当者を振り分ける機能があります。

対応状況も「未対応・保留・対応完了・対応不要」のステータス管理ですぐに確認できるため、各担当者の進捗チェックも非常に簡単です。

またテンプレートを設定する機能もあり、担当者ごとに返信対応の質に差が生じることを防止できます。

顧客情報の管理機能では、氏名や電話番号、会社情報などを確認できます。過去の対応履歴も記録されているため、担当者が変わった場合でもスムーズに対応が可能です。

メール共有システムの活用シーン

メール共有システムは、主に次のような場面で活躍します。

• サポートセンターやヘルプデスクでの問い合わせ対応
• ECサイトでの注文・予約受付
• 営業メールの共有
• 取引先からの発注の管理
• 実店舗における予約メールの確認

最近ではクラウド型のサービスが増え、従来よりも簡単にメール共有システムを導入できるようになりました。

そのため、サポートセンターやヘルプデスクを設置する中〜大規模な企業以外に、小規模事業者でも導入しやすくなっています。

中小企業向けの活用方法については、以下の記事も参考にしてください。

関連記事メール管理共有はクラウド型で対応時間もコストも削減！中小企業にもおすすめの使い方

2023.12.12

メール共有システムの選び方（比較ポイント）

メール共有システムを選ぶ際は、次の5つのポイントを比較して決めるのがおすすめです。

• 導入・運用費用は適正な価格か
• 操作性・機能性に優れているか
• セキュリティ対策は万全か
• サポートやフォロー体制は整っているか
• 外部システムと連携できるか

チェックポイントを順番に詳しく解説するので、ぜひ参考にしてください。

導入・運用費用は適正な価格か

メール共有システムを選ぶ際には、導入・運用費用が適正な価格かどうかをチェックしましょう。

初期費用や月額費用、オプション料金などを総合的に加味し、企業の予算に適しているかを慎重に検討する必要があります。

とくに中小企業やスタートアップ企業にとっては、コストパフォーマンスに優れたメール共有システムを選ぶことが非常に大切です。

価格に見合ったサービスかどうかを見極めるために、実際に契約する前に無料トライアルを活用する方法もおすすめです。

操作性・機能性に優れているか

メール共有システムを選ぶうえで、操作性・機能性も重要な選択要素となります。

メール共有システムは正社員だけではなく、アルバイトや派遣社員などのさまざまな従業員が使用するツールだからです。

画面を一目見ただけで、どこにどのような機能が配置されており、どう操作すればよいかがわかるUIが理想だといえます。

また、機能の表示切替やカスタマイズ機能など、利用する従業員に合わせて柔軟に設定を変更できるツールが備わっていれば非常に便利です。

対応漏れや二重対応の防止に注力したいなら、ステータス表示や対応中の排他ロック、コメント・ラベル付与の機能を搭載したシステムもおすすめです。

幅広い窓口から問い合わせを受ける場合は、マルチチャネルに対応したメール共有システムを選びましょう。

セキュリティ対策は万全か

メール共有システムを導入する際には、セキュリティ対策が万全であるかを確認する必要があります。

問い合わせ対応では顧客の個人情報を取り扱うため、セキュリティ対策が万全でない場合、情報漏洩のリスクが生じるためです。

たとえば暗号化通信や二段階認証の有無、IP制限、ウイルスチェック、監視体制などが整っているかどうかを確認しましょう。

またメール共有システムを提供している企業のセキュリティポリシーもチェックし、信用できる会社を選ぶことが大切です。

サポートやフォロー体制は整っているか

システムの導入後に発生するトラブルや疑問に対して、迅速かつ適切に対応してもらえるサポート体制が整っているかを確認することも重要です。

とくに初めてメール共有システムを導入する企業の場合、充実したサポート体制が必要になるでしょう。

サポートやフォロー体制の充実度を確認する際のチェックポイントは、次のとおりです。

• サポートの曜日・時間帯
• サポート窓口の種類（電話・メール・チャットなど）
• サポートを依頼した際の対応スピード
• 専任担当者の有無

上記の点を留意し、必要なときにサポートしてもらえる体制が整っているかどうか確認してみましょう。

また、マニュアルや動画、FAQなど、自己解決につながる資料を提供しているかどうかも、あわせてチェックしてみてください。

外部システムと連携できるか

メール共有システムを導入するうえで、外部システムとの連携の有無もチェックしておきたいポイントの1つです。

すでに導入済みの外部ツールと連携できれば、メール共有システムの費用対効果向上につながります。

たとえば受発注システムと連携すると、問い合わせをしたユーザーの発注履歴にもとづいて対応業務を最適化できます。

ほかにも、楽天市場やYahoo!ショッピング独自の問い合わせフォームやWebチャットに対応できるメール共有システムも存在します。

メール共有システムのおすすめ13選の比較一覧表

メール共有システムを選ぶ際は、複数のシステムを比較して企業の要望や予算に適しているものを選びましょう。

数あるメール共有システムから、とくにおすすめの13社をピックアップし、それぞれの料金や特徴を比較しました。

メール共有システムによって最低月額料金や無料期間、特徴などが異なるため、詳細を比較したうえで自社に合うシステムを選んでみてください。

メール共有システムのおすすめ13選

メール共有システムのおすすめ13選は次のとおりです。

• Re:lation（リレーション）：株式会社インゲージ
• Mail Dealer（メールディーラー）：株式会社ラクス
• Mailwise（メールワイズ）：サイボウズ株式会社
• yaritori：Onebox株式会社
• Zendesk：株式会社Zendesk
• Freshdesk：Freshworks Inc.
• WEBCAS mailcenter：株式会社WOW WORLD
• Service Cloud：株式会社セールスフォース・ジャパン
• 問いマネ：クロスセル株式会社
• Tayori：株式会社PR TIMES
• mi-Mail：未創システム株式会社
• Grp Mail：キー・ポイント株式会社
• NI Collabo 360：株式会社NIコンサルティング

それぞれの特徴を詳しく解説するので、ぜひ参考にしてみてください。

Re:lation（リレーション）：株式会社インゲージ

出典元：Re:lation

【特徴】

• 10種類以上の問い合わせチャネルを一元管理
• シンプルなダッシュボードで状況を一目で確認可能
• 顧客対応を効率化させる優れた分析機能

「Re:lation」は株式会社インゲージが提供するメール共有システムです。

メールをはじめ、電話やSNS、公式サイトや大手オンラインモールの問い合わせフォームなど、10種類以上のチャネルに対応しています。

マルチチャネルに対応する製品はRe:lationだけではありませんが、業界でも最高水準の対応チャネル数を誇ります。

またダッシュボードには問い合わせ内容が一覧で表示されるので、受信した問い合わせ内容のステータスやタイムライン、担当者のコメントなど、対応に必要な情報を一目で確認できて便利です。

さらに豊富な分析機能も備えており、対応時間や受信件数、ラベル別件数などを期間ごとに集計してグラフ化できる点も魅力の1つです。

Mail Dealer（メールディーラー）：株式会社ラクス

出典元：Mail Dealer

【特徴】

• 累計導入社数8,000社以上の確かな実績
• 豊富な機能で情報共有の手間を削減
• 専任スタッフによる安心サポート

Mail Dealer（メールディーラー）は、株式会社ラクスが提供するメール共有システムです。

累計導入社数は8,000社以上、メール共有管理システム売上シェアは15年連続No.1と確かな実績を誇ります。

カスタマーサポートや注文メール対応、申込メール、チーム内での連携強化などの豊富な機能が備わっており、さまざまなシーンで活用されています。

またMail Dealer（メールディーラー）ではユーザー各社に専任スタッフがつき、徹底したサポートを提供している点も魅力です。

8,000社以上の実績にもとづいて最適な運用方法を提案するほか、無料の導入サポートやセミナーも実施しています。

Mailwise（メールワイズ）：サイボウズ株式会社

出典元：Mailwise

【特徴】

• 予算や契約期間を柔軟に設定可能
• 低価格ながら汎用的な機能を搭載
• CRMとしても活用可能

Mailwise（メールワイズ）は、サイボウズ株式会社が運営するメール共有システムです。

予算や契約期間を柔軟に設定できるメリットがあり、スタンダードコースとプレミアムコースの2種類から選択できて、いずれも初期費用はかかりません。

他社製品に比べて低コストで利用できるMailwise（メールワイズ）ですが、メール共有システムを使ううえで十分といえる機能が揃っています。

さらに業務改善クラウドサービスであるkintone（キントーン）とMailwise（メールワイズ）を連携させることで、メール共有システムをCRM（顧客管理システム）としても併用可能です。

すでにkintoneを利用している場合、連携によって大きな相乗効果が生まれるでしょう。

yaritori：Onebox株式会社

出典元：yaritori

【特徴】

• 最新AIによる業務支援システムあり
• グループチャットでリアルタイムの相談が可能
• 使いやすさにこだわった画面設計

yaritori（ヤリトリ）は、Onebox株式会社が提供するメール共有・問い合わせ管理システムです。

最新AIを搭載しており、文章の自動生成や丁寧語への変換などで返信対応をサポートしてもらえます。

メールごとにグループチャットを作成できるため、対応方針や情報共有などをリアルタイムで相談でき、業務の効率化に繋がります。

また直感的に操作できる画面デザインや、画面遷移なくサクサクと動かせる操作性も、yaritoriの魅力です。

Zendesk：株式会社Zendesk

出典元：Zendesk

【特徴】

• 複数チャネルからの問い合わせを1つに集約
• AIチャットボットによる自動の顧客対応
• FAQページの作成が可能

Zendeskは、株式会社Zendeskが提供するメール共有システムです。

Webサイトやアプリ、SNSなどあらゆるチャネルからの問い合わせを1つに集約できるため、顧客が望む形で返信対応ができます。

AIチャットボットも簡単に導入できる仕様になっており、24時間365日の対応を実現できる点もポイントです。

また、FAQページを作成しておけば顧客に自己解決を促すことができるので、業務の削減にもつながるでしょう。

Freshdesk：Freshworks Inc.

出典元：Freshdesk

【特徴】

• 最短1時間で運用を開始できる
• 問い合わせ対応工数を削減するための機能が充実
• 充実の分析機能を搭載

Freshdeskは、Freshdesk社とOrangeOne株式会社が共同で提供する、問い合わせ対応ツールです。

アカウント開設後は最短1時間でメール共有システムの運用を開始できるため、手軽に導入したい企業に向いています。

問い合わせの検索機能やテンプレート化、FAQ、チャットボットなどの機能が充実しており、社員の対応工数を削減できます。

また簡単分析によるレポート機能に加え、より複雑な解析ができるカスタム分析が搭載されているため、高度な顧客満足度の分析も可能です。

WEBCAS mailcenter：株式会社WOW WORLD

出典元：WEBCAS mailcenter

【特徴】

• 従来のメールソフトに似ている操作性
• オペレーターの登録数が無制限
• 複数のデータベースとの連携が可能

WEBCAS mailcenterは、株式会社WOW WORLDが提供するメール共有システムです。

画面デザインや操作性が従来のメールソフトに似ていることから、新人研修の時間を大幅に短縮でき、育成コストを抑えられます。

オペレーターは何人登録しても料金は定額であるため、数百〜数千人単位でオペレーターを抱えている企業は低コストで運用が可能です。

さらに複数のデータベースと連携すれば、問い合わせをされたユーザーと顧客情報の紐付けができ、詳細な情報をすぐに確認できます。

Service Cloud：株式会社セールスフォース・ジャパン

出典元：Service Cloud

【特徴】

• 最適な担当者を自動で割り当てられる
• ナレッジ機能による関連情報の表示
• 生成AIによる返信作成機能

株式会社セールスフォース・ジャパンが提供するService Cloudは、業務効率化のための機能が充実していることが特徴です。

オペレーターの作業状況やスキルなどから、自動的に最適な担当者を割り当てる機能があるため、手動で担当者を割り振る必要がありません。

問い合わせ内容に関連する情報を表示するナレッジ機能を活用すれば、情報収集の手間が省け、迅速に問題解決が可能です。

また生成AIを用いた返信作成機能も搭載されているため、ワンクリックで品質の高い返信を作成できます。

問いマネ：クロスセル株式会社

出典元：問いマネ

【特徴】

• ECサイト・ネット通販企業の導入が多数
• 問い合わせメールに一言メモをつけられる
• デモサイトで全機能のお試しが可能

クロスセル株式会社が提供する問いマネは、ECサイトでの導入事例が多いことが特徴です。

ユーザーの半数以上はEC関連企業となっており、注文や発送、クレームなどの問い合わせに対し、返信しやすい環境が整っています。

問い合わせメールには一言メモをつけられるため、連絡事項や注意事項など他のオペレーターに申し送りがあるときに便利です。

またデモサイトでは全機能のお試しができるので、必要な機能が揃っているかどうかを簡単に確認できます。

Tayori：株式会社PR TIMES

出典元：Tayori

【特徴】

• 4つの機能で問い合わせ管理をサポート
• Webブラウザに特化したシンプルな操作性
• 外部連携の機能が充実

Tayoriは、株式会社PR TIMESが提供するカスタマーサポートツールです。

メールフォームのほかにFAQ、アンケート、チャットの4つの機能が搭載されており、目的に応じて使い分けられます。

Webブラウザに特化したシンプルな操作性で、問い合わせフォームやFAQページなども簡単に作成が可能です。

またChatworkやSlackなどの外部ツールと連携すれば、問い合わせが届いた際に通知が送付されるため、見落としがなくなります。

mi-Mail：未創システム株式会社

出典元：mi-Mail

【特徴】

• 高機能かつ直感的な操作を実現
• 業界最大クラス1,000万件のメール保存
• 業務内容に応じて機能のカスタマイズが可能

mi-Mailは、未創システム株式会社が提供するメール共有・管理システムです。

豊富な機能を搭載しながらも、直感的に取り扱いができるため、導入する際のスタッフの負担が少なく済みます。

メールの保存数は1,000万件と業界最大クラスでありながら、処理能力が高く快適な操作を実現している点も魅力です。

また業務内容に応じてカスタマイズも可能となっており、自社のオペレーターが使いやすいように機能を取捨選択できます。

Grp Mail：キー・ポイント株式会社

出典元：Grp Mail

【特徴】

• 独自のタグ機能でメールの分類ができる
• 4段階でユーザー権限を構成
• 「放置メール警告機能」で対応漏れを防ぐ

Grp Mail（グループメール）は、キー・ポイント株式会社が提供するメール共有・管理システムです。

メールに「請求書」「即対応」などのタグ付けをすれば簡単にメールを分類できるため、どのような内容のメールなのかが一目でわかります。

ユーザー権限は「システム管理者」「代表管理者」「管理者」「一般ユーザー」の4段階で構成されており、対応業務に応じて柔軟に割り振りが可能です。

また、未対応になっているメールがある際に警告メッセージが送られる「放置メール警告機能」を設定すれば、対応漏れを防止できます。

NI Collabo 360：株式会社NIコンサルティング

出典元：NI Collabo 360

【特徴】

• 共有メール以外にも多彩な機能を搭載
• テンプレート機能でメール業務を効率化
• 社内ソーシャルで顧客情報を共有できる

NI Collabo 360は、株式会社NIコンサルティングが提供する業務システムアプリケーションです。

問い合わせメールを一元管理できる共有メールのほか、ワークフローや経費精算、企業間連携などの多彩な機能を搭載しています。

共有メールにはテンプレート機能があり、よくある返答を登録しておけばオペレーターの負担を軽減できます。

また独自の社内ソーシャル機能を利用すれば、ブラウザやアプリから簡単に顧客情報の共有ができるため、問い合わせ対応の際に役立つでしょう。

メール共有システムの導入メリット

メール共有システムを導入することにより、次のようなメリットがあります。

• メール対応業務の効率化に繋がる
• 対応漏れ・ミス・二重対応を防止できる
• 業務引き継ぎをスムーズに行える
• 顧客対応の質が向上する
• 顧客満足度のアップに繋がる

それぞれのメリットについて詳しく解説します。

メール対応業務の効率化に繋がる

メール共有システムを導入すれば、メール対応業務の効率化につながります。

今まで個別に管理されていたメールが一元管理され、各メンバーが対応すべきメールを簡単に把握できるようになるためです。

また、自動振り分け機能やステータス管理を活用することで、手動で行っていたタスクの多くが自動化されます。

結果として時間と労力が削減され、メール対応のスピードも向上し、チーム全体の生産性がアップするでしょう。

対応漏れ・ミス・二重対応を防止できる

メール共有システムは、対応漏れやミス、二重対応を防ぐのに非常に効果的です。

すべてのメールがシステム内で管理されることにより、誰がどのメールに対応しているのかが一目でわかるためです。

仮に対応漏れがあったとしても、ステータスをチェックすれば未対応のメールが一目でわかるため、対応が遅くなりすぎる心配もありません。

対応の過不足がなくなることにより、顧客満足度の向上にもつながるでしょう。

業務引き継ぎをスムーズに行える

メール共有システムを利用すれば、業務の引き継ぎが非常にスムーズに行えます。

システム上に過去の対応履歴やメール内容がすべて記録されているため、引き継ぎが必要になった際に、担当者がすぐに業務内容を把握できるからです。

とくに急な人事異動や長期休暇が発生した場合でも、チーム全体の業務が滞りなく進行し、対応の遅れや抜け漏れを最小限に抑えられます。

顧客対応の質が向上する

メール共有システムにテンプレートを保存しておけば、的確かつ迅速な顧客対応が可能になります。

テンプレートには、よくある問い合わせに対するベストな回答が記載されているため、ミスが生じやすい新人の方でも、テンプレートを活用すればベテランと同じように高品質な対応が可能です。

結果としてチーム全体の顧客対応の質が向上し、安定して業務を進められるようになるでしょう。

顧客満足度のアップにつながる

メール共有システムの導入により顧客対応の一貫性や迅速さが改善し、顧客満足度の向上につながることが予測されます。

システム内で共有されたテンプレートや過去の対応履歴を活用することで、どのメンバーが対応しても一貫した返答が可能になるためです。

また、過去の履歴も管理画面から簡単に閲覧できるので、メールを遡って探す手間が生じません。

迅速かつ一貫性のある対応は顧客に安心感を与えるため、満足度の向上にも大きく寄与するでしょう。

さらに顧客満足度がアップすれば、新しいオプション利用の打診や口コミによる新規顧客の獲得にもつながります。

メール共有システムに関するよくある質問

メール共有システムに関して、よくある質問は次のとおりです。

• 無料のメール共有システムはある？
• OSSのメール共有システムは？
• Gmailでメールを共有するやり方は？

それぞれの質問に回答します。

無料のメール共有システムはある？

有料版と比べて機能は制限されるものの、無料で利用できるメール共有システムもあります。

本記事で紹介したメール共有システムのなかで、無料プランを提供しているのは次の3社です。

• Re:lation
• Freshdesk
• Tayori

無料プランに登録すれば、月額料金をかけることなくメール共有システムの一部を利用できます。

「まずはメール共有システムの性能を確かめたい」という場合は、無料プランに登録してあとから有料版にアップグレードするとよいでしょう。

OSSのメール共有システムは使いやすい？

OSS（オープンソースソフトウェア）のメール共有システムは、公開されているソースコードをもとに自由にカスタマイズできる点が大きな特徴です。

また、一般的なソフトウェアのメール共有システムよりも導入コストやランニングコストが低く、コストパフォーマンスに優れています。

ただし、OSSのメール共有システムを導入するためには、技術的な知識やカスタマイズに割く時間が必要になります。

そのためOSSのメール共有システムを選ぶ際は、技術力やリソースなども含めて検討することが重要です。

Gmailでメールを共有するやり方は？

Gmailでメールを共有する方法は、主に次の3つがあります。

• Googleグループで共有メールアドレスを作成する
• Gmailのアクセス権を他のユーザーに付与する
• メールの自動転送を設定する

Googleグループを作成すれば、複数名のメンバーで1つのメールアドレスを管理できます。

共同トレイ機能を利用すれば担当者の振り分けやステータス管理も可能であるため、もっともおすすめの方法です。

ほかには自身のGmailのアクセス権を他のユーザーに付与したり、自動転送の設定をしたりする方法などがあります。

なお、上記は共同トレイ機能を利用できないため、問い合わせ対応が多い場合はGoogleグループで共有メールアドレスを作成した方がよいでしょう。

関連記事Gmailを複数人で共有する方法｜手順・メリット・注意点を解説

2024.10.13

メール共有システムのおすすめ13選まとめ

今回は、おすすめのメール共有システム13選をピックアップして紹介しました。

メール共有システムを利用すれば、複数チャネルからの問い合わせを一元管理できるうえ、対応漏れや二重対応を防止できます。

実際にシステムを導入する際には、費用や機能性、セキュリティ対策、サポート体制、外部連携などを重視しましょう。

メール共有システム選びに迷った際は、ぜひ「Re:lation」の10日間の無料トライアルを利用して操作感を体験してみてください。

機能面や使用感が自社のニーズにマッチした場合は、前向きに導入を検討してみましょう。