Gmail/Outlookより便利？メール管理システムのおすすめ5選【比較表】

メールの問い合わせ対応に、GmailやOutlookといったメーラーを活用しているものの、複数人での情報共有や管理が難しいと悩むケースも多いのではないでしょうか。

問い合わせ窓口を持ち、複数の担当者でメール対応を行っている場合は、メーラーよりもメール管理システムのほうが便利で効率的です。

メール管理システムはチーム内での問い合わせ管理業務を効率化するためのツールで、対応状況がダッシュボードに一覧で表示されます。

また、担当者に向けたコメント添付や二重送信防止などの機能により、対応漏れや重複対応を防げるため、問い合わせ対応の質やCS（顧客満足度）の向上につながります。

本記事では、メーラーとメール管理システムの違いやおすすめのメール管理システムをご紹介します。

複数人での共同管理ならメール管理システムがおすすめ

メールを管理するためのツールには、GmailやOutlookなどの「メーラー」と呼ばれるメールソフトが存在します。

メーラーでも送受信メールや連絡先などを管理できますが、複数の担当者で共同管理を行う場合は、メール管理システムの活用をおすすめします。

メール管理システムとは、チーム内での問い合わせ対応業務を効率化させるクラウドサービスです。

ダッシュボードにメールの対応状況がタイムライン形式で表示され、返信担当者の設定や複数アドレスを一元管理できるため、GmailやOutlookでは不可能な複数人での共同管理が可能です。

社内にサポートセンターや問い合わせ窓口がある場合は、メーラーよりもメール管理システムを利用したほうが業務効率化につながります。

以下の記事では、メールの共同管理によって顧客対応の品質がどのようにアップするかを解説しています。

メール共有で顧客対応の品質アップ！ 属人化とミス対応を防ぐ共有方法とは？

一般的なメーラー（メールソフト）にできないこと

GmailやOutlookといったメーラーには、以下のような機能が搭載されていません。

• 担当者間における情報の一元管理
• メール以外のチャネルにおける問い合わせ管理
• 問い合わせ管理業務の効果検証・分析
• 高度な顧客管理

上記4つは、メール管理システム特有の機能です。

このような機能が必要な場合は、メーラーよりもメール管理システムが向いているといえます。

担当者間における情報の一元管理

メーラーに搭載されている送受信機能は、個別のメールアドレスにしか対応していません。

そのため、複数の担当者に別々のメールアドレスを振り分ける場合は、個別のアドレスごとにアカウントを作成する必要があります。

別々のアカウントでも問い合わせ情報を管理できますが、担当者ごとの対応状況が把握しづらいため、重複対応のトラブルに発展しやすくなります。

メール以外のチャネルにおける問い合わせ管理

メーラーで対応できるのは、お客様から送信されたメールでの問い合わせのみです。

これではメール以外の問い合わせ窓口を持っている場合、管理業務が複雑化してしまいます。

たとえばメールにはエクセル、電話にはCTI（電話機とパソコンの連携システム）と、チャネルによって別々の問い合わせ管理ツールを使用しているとしましょう。

こうしたツールは単体で機能するため、蓄積された顧客情報を統合して管理できるわけではありません。

そのためチーム内での情報共有が困難となり、対応ミスや漏れ、担当者の手間の増加などを引き起こす可能性があります。

問い合わせ管理業務の効果検証・分析

ほとんどのメーラーにはレポート機能が搭載されていません。

レポート機能がなければ、対応にかかった時間や各担当者の案件数などが分析できず、業務効率化や改善につながりづらいといえるでしょう。

高度な顧客管理

CRM（顧客管理システム）やSFA（営業支援システム）には、高度な顧客管理を行える機能が搭載されています。

しかし、CRMやSFAと連携できるメーラーは少ないのが現状です。

これではメーラーに蓄積した顧客情報を有効に活用しづらくなります。

メール管理システムを活用するメリット

メール管理システムを導入すると、次のような3つのメリットが生まれます。

• メール問い合わせ管理業務の質向上
• CS（顧客満足度）の向上
• リモート環境下における問い合わせ窓口の整備

それぞれのメリットについて詳しく解説します。

メール問い合わせ管理業務の質向上

メール管理システムを使えば、問い合わせ管理業務の質向上が期待できます。

メール管理システムには対応漏れやミス、重複対応を防止できる機能が搭載されているからです。

たとえば、「未対応・対応中・対応済み」といった対応状況ステータスがわかる機能や、メールごとに別の担当者に向けたコメントを残せる機能などがあります。

CS（顧客満足度）の向上

メール共有システムはCS（顧客満足度）の向上にも寄与します。

メール共有システムに搭載されているテンプレート機能を使うと、入力時間の短縮により対応スピードの向上が見込めます。

また、CRMやSFAとの連携によってスムーズな顧客対応が実現可能です。

迅速な問い合わせ対応が可能になった結果、CSの向上につながります。

リモート環境下における問い合わせ窓口の整備

メール共有システムは、リモート環境下で問い合わせ窓口を整備したい場合にも役立ちます。

リモートワークやテレワークを推進するにあたり、課題となるのがオフィスと社外との情報共有です。

問い合わせ窓口がオフィス内に設置されている場合は、口頭でのやり取りで情報共有を行えますが、オフィスや社員の自宅、レンタルスペースなどの複数箇所に分散されているとそれも困難です。

メール共有システムはアクセスした場所にかかわらず同じ画面が表示されるため、離れた場所にいても問い合わせ状況を正確に把握できます。

問い合わせ業務にもリモートワークを導入したい企業に効果的です。

メール管理システムのおすすめ5選

本当におすすめできるメール管理システムは次の5つです。

• Re:lation（リレーション）
• Mail Dealer（メールディーラー）
• Mailwise（メールワイズ）
• yaritori（ヤリトリ）
• Zendesk（ゼンデスク）

それぞれの特徴やメリットについて詳しく解説します。

Re:lation（リレーション）

さまざまな問い合わせ窓口を一本化させたい場合には、Re:lation（リレーション）がおすすめです。

Re:lationではメールはもちろん、電話やLINE、問い合わせフォームなど10種類以上のチャネルに対応しています。

複数の窓口から大量の問い合わせがあっても、1つのダッシュボードでまとめて管理できます。

ステータス管理やコメント添付、二重送信防止など、メール管理システムに必要なほとんどの機能を搭載しているのも特徴です。

マルチチャネルに対応できることから、窓口の多い中堅企業や大企業に向いています。

Mail Dealer（メールディーラー）

セキュリティに優れた安心できる製品を使いたい場合は、Mail Dealer（メールディーラー）がおすすめです。

Mail Dealerにはセキュリティパック付きのプランがあり、高度なセキュリティ機能を利用できます。

たとえば、添付ファイル暗号化や迷惑メール対策、受信ファイルのダウンロード制限などの機能が代表的です。

顧客とのメールのやり取りにおけるセキュリティが向上することで、企業に対する信頼向上が期待できるでしょう。

また、セキュリティパック付きのプランに申し込むと、ユーザー数が無制限になるのもメリットです。

Mailwise（メールワイズ）

少ない費用でメール管理システムを導入したい場合は、Mailwise（メールワイズ）がおすすめです。

Mailwiseのスタンダードプランは月額500円と、業界でも最安値の水準を誇ります。

初期費用もいっさいかかりません。

低価格ながらもステータス管理や対応履歴、コメント添付などのメール管理システムに必要な機能が搭載されています。

料金プランは1ユーザー単位で契約できるため、低予算かつ少人数で導入したいと考える中小企業に最適です。

yaritori（ヤリトリ）

充実したサポートのもとメール管理システムを利用したい場合は、yaritori（ヤリトリ）がおすすめです。

yaritoriのダッシュボード画面にはチャットが搭載されており、操作方法や機能などで疑問点があれば、いつでもサポートセンターに質問できます。

ほかにも一人ひとりの契約ユーザーに応じたサポートや休日対応も行っているため、メール管理システムに慣れない方でも安心して利用可能です。

最低契約期間が設定されておらず、好きなタイミングで解約できるのもメリットといえます。

Zendesk（ゼンデスク）

カスタマーサポートにおける業務効率化を推進したい場合には、Zendesk（ゼンデスク）がおすすめです。

Zendeskには業務を自動化できる豊富な機能が搭載されています。

たとえば、問い合わせメールに対する自動返信やテンプレートを活用したマクロ機能、事前に指定したアクションを自動で実行するトリガ機能などが代表的です。

問い合わせ管理業務に特化したツールと、同社のチャットツールやコールセンターシステムを連携すれば、よりカスタマーサポート業務の効率化を促せます。

メール管理システムを選ぶ際の3つのポイント

次の3つのポイントを意識することで、自社に合うメール管理システムを選びやすくなります。

• 対応チャネルの豊富さ
• 必要な機能の有無
• 無料プランの有無

対応チャネルの豊富さ

見込み客や顧客との接点を増やすには、マルチチャネルへの対応が必須です。

しかし、チャネルの種類が増えるほど問い合わせ管理業務が煩雑化してしまいます。

このような問題に対処するためにも、マルチチャネルに対応したメール管理システムを選びたいところです。

たとえばRe:lationの場合、10種類以上のチャネルを1つのシステムで管理できます。

Re:lationにログインすれば、そのほかのメーラーやチャットツールなどにアクセスする必要がなくなるため、業務効率化や経費削減につながります。

必要な機能の有無

次にメール管理システムに搭載されている機能を確認しましょう。

自社にとって必要な機能を判別するためには、事前に問い合わせ管理業務における課題を明確にしておくことが大切です。

たとえば、情報共有がうまくできていないことが原因で対応漏れや重複対応が頻発している場合、タイムライン管理やコメント添付、二重送信防止といった機能を搭載したメール管理システムが必要だとわかります。

豊富な機能を搭載しているメール管理システムほど高価な傾向にあるため、必要な機能のみを厳選して費用対効果を見定めましょう。

無料プランの有無

最後に無料プランやお試しプランの有無を確認しましょう。

無料プランが重要となる理由は、契約前にメール管理システムの使いやすさや機能性を正確に把握できるからです。

有料プランに比べると利用できる機能が制限されるものの、実際にシステムに触れてみて自社との相性を確認できます。

メール管理システムによっては、永久に費用をかけずに利用できる「無料プラン」と、期間限定ですべてのプランを試せる「トライアル」の2種類が用意されているケースもあります。

メール管理システムでより効率的な顧客対応を

メールでの問い合わせ管理には、GmailやOutlookといったメーラーでも十分に対応可能です。

しかし、複数人で共同作業をしたり問い合わせ窓口が拡張したりすると、より高度な機能を搭載したメール管理システムが必要です。

「Re:lation」にはマルチチャネル対応やタイムライン管理など、顧客対応を効率化できるさまざまな機能が搭載されています。

対応業務が最適化された結果、問い合わせ対応の質やCSの向上が期待できるでしょう。

永久に無料で利用できるフリープランや、20日間無料で試用できるお試しプランを用意していますので、まずは気軽にお問い合わせください。