毎日膨大な量のメールが届くような場合、重要なメールを見落としてしまうことがあります。
特に、メールが届いてから数日後に気付いたとすると、かなり気合を入れてお詫びメールを送らなければならないのかと気を揉んでしまいます。
対応方法によっては相手からの心証が悪化してしまう可能性もあるため、お詫びメールを書く際のポイントはしっかりと押さえておく必要があるでしょう。
そこで本記事では、メールを見落とした際のお詫び文の書き方や文例をご紹介します。
目次
メールを見落とした場合にお詫びは必要？
メールの見落としによって返信や対応が遅れると、相手が不快または不安な気持ちを抱いてしまうかもしれません。
また、必ず返信しなければならないメールを見落とした場合は、相手の業務が一時的にストップしたり、スケジュールに遅れが生じたりする可能性もあります。
このように相手に不快な思いをさせてしまった、または迷惑をかけてしまった場合は、お詫びをすることがビジネスパーソンとしての基本です。
「小さいミスだから許してもらえるだろう」と安易に考えることなく、真摯な気持ちで対応する必要があります。
メール見落としのお詫びをする際のポイント
メールの見落としによってお詫びをする際は、以下のポイントに注意が必要です。
- 気付いた段階ですぐに対応する
- 時間が経過していても放置しない
- 見落としの原因や経緯を伝える
- 今後の対応策を示す
それぞれのポイントについて詳しく解説します。
気付いた段階ですぐに対応する
メールの見落としに気付いたら、即座に対応するのが基本となります。
メールの見落としに限らず、仕事では誰もがミスをします。
相手もそれがわかっているからこそ、ミスが発生したときにどのような対処をするかが求められます。
たとえば、「重要そうな案件ではない」という独自の判断で対応を後回しにしたとしましょう。
しかし、相手にとっては非常に重要なメールで、返信がなかなか来ないことに不安を感じていました。
その結果、担当者や企業に対する信頼性が低下してしまうというのはよくある話です。
メールの内容にかかわらず、見落としに気付いた段階でお詫びすることが大切です。
時間が経過していても放置しない
メールの見落としに気付いたときには、すでに受信から1週間が経過していたような場合でも、そのまま放置しないよう気を付けましょう。
対応が遅くなれば遅くなるほど、自分のミスを正直に伝えづらくなるためです。
見落としというミスが発生したのなら、できるだけ早いタイミングで正直に打ち明けたほうが相手からの心証も良くなり、早々の信頼回復がはかれます。
見落としの原因や経緯を伝える
メールの見落としが発生した場合、相手からすると気になるのが、なぜそのようなミスが生じたのかという点です。
そのため、お詫びをする際は同時に見落としの原因や経緯を伝えましょう。
この原因や経緯が曖昧なまま、単にお詫びをするだけでは、「ミスをごまかそうとしている」という嫌悪感や、「また同じ問題が発生するのでは」といった不安を相手に抱かせてしまう恐れがあります。
相手との関係悪化につながらないよう、できるだけ詳しい原因や経緯を報告することが大切です。
今後の対応策を示す
メールを見落とした原因や経緯をもとに、今後の対応策を示しましょう。
ミスに対してどのような形で補填するのか、再発を防ぐためにどういった行動に努めるのかといった点を具体的に報告します。
このような対応を心がけることで、ミスによる被害を最小限に抑えられるでしょう。
メールを見落とした場合のお詫びメールの書き方
実際にお詫びメールを書く際のポイントや注意点をご紹介します。お詫びメールの件名や本文、言葉遣いなどを意識し、できるだけ誠意が伝わりやすい対応を心がけましょう。
お詫びメールの件名
メールの件名は、相手が最初に目にする箇所であることから、一目見ただけで具体的な内容がイメージできる文面を考えることが重要です。
少なくとも、「～に関するお詫び」のようにお詫びメールであることがわかる件名にしましょう。
さらにわかりやすくするには、「○月○日のメールに対する対応遅れのお詫び」や「○○のメールに関する不備のお詫び」など、日付やメールの内容を件名に含めると良いでしょう。
件名に「重要」や「至急」といった文言を含めて、お詫びメールの存在を早いタイミングで気付いてもらう工夫もできますが、そもそも自らのミスで遅延が発生していることを忘れてはいけません。
相手の確認を急かすような件名は、かえって印象が悪くなる場合もあるので注意が必要です。
お詫びメールの構成・本文
続いて本文を作成しますが、その前に構成をしっかりと練りましょう。
構成とは、本文で伝えたい内容を複数の項目に分けて整理する方法で、事前に構成を組み立てておくと、相手に要点が伝わりやすくなります。
お詫びメールの基本的な構成は次の通りです。
- 宛名
- 簡単なご挨拶
- 自分の担当や名前を述べたうえで要点を記載
- ミスが起こった原因と経緯
- お詫び
- 今後の対策
- 締めのご挨拶
- 署名
メールの見落としが単なるミスではなく、重大な過失につながるような場合は、電話や訪問による謝罪が必要になるケースもあります。
この場合でも、事前にお詫びメールを送付し、その本文に電話や訪問で謝罪する旨を記載しておきましょう。
お詫びや謝罪の言葉の選び方
お詫びメールを送る場合は、特に言葉選びに注意しなければなりません。
たとえばビジネスシーンにおいては、「うっかり見落としていました」「忘れていました」「すいません」などは相手を軽んじる言葉にあたります。
しかし、これらの言葉を、「メールを失念しておりました」「確認を怠っていました」「申し訳ございませんでした」のように変えると、丁寧で誠意が伝わりやすい文面になります。
「私（我々）は事態を重く受け止めている」という気持ちで、心の底から謝罪するような言葉選びを心がけましょう。
メールを見落とした場合のお詫びメールの文例
メールを見落とした場合のお詫びメールについて、3つの文例をご紹介します。
文例1
件名：対応の遅れについてお詫び申し上げます
○○○株式会社
○○部 ○○様
いつもお世話になります。
株式会社○○の○○です。
○月○日にご送信いただいたメールを失念してしまい、ご連絡が遅くなってしまいました。
この度は私の不手際でご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございませんでした。
先ほど手続きを行いましたので、数日中にご請求の書類がお手元に届くかと存じます。
このようなミスが起こらないよう、今後はより一層メール確認を慎重に行う所存です。
取り急ぎメールにて失礼いたしました。
引き続き、どうぞよろしくお願いいたします。
（署名）
文例2
件名：○○に関する対応遅れのお詫び
○○○株式会社
○○部 ○○様
いつもお世話になっております。
株式会社○○の○○です。
本日、○月○日にお送りいただいたメールを確認致しました。
私の確認不足によりメールの返信が遅れてしまったこと、深くお詫び申し上げます。
ご提示いただいた内容で問題ありませんので、そのまま進めていただければと存じます。
この度はご迷惑をおかけしてしまい、誠に申し訳ございません。
いま一度気を引き締めて、今後このようなことが起こらないよう努力いたします。
この後、お電話する機会がありますので、その際にもお詫びをさせていただきます。
（署名）
文例3
件名：見積書の対応遅れに関するお詫び
○○○株式会社
○○部 ○○様
いつもお世話になり、ありがとうございます。
株式会社○○の○○です。
○月○日にメールでいただいておりました見積書の件ですが、お返事が遅くなってしまい誠に申し訳ございません。
額面通りに進めていただいて問題ありませんので、どうぞよろしくお願いいたします。
この度は、返信のメールを下書きしたまま失念しておりました。
多大なるご心配をおかけしたこと、心からお詫び申し上げます。
今後このようなことが起こらないよう、十分に注意する所存です。
どうぞ今後ともよろしくお願い申し上げます。
（署名）
メールを見落としてしまう原因
メールを見落としてしまう主な原因は次の通りです。
- メールの確認時間が確保されておらず、膨大なメールを一度に確認しようとする
- フォルダが整理されておらず、重要なメールが埋もれてしまう
- マルチタスクをこなす間にメールの返信を後回しにしてしまう
特に、メールの確認や返信を行う時間が決まっていない場合、一度に確認する量が増えて重要なメールを見落としたり、返信を後回しにしたまま忘れたりする可能性が高まります。
始業前と就業前の30分を確認時間に使うなど、毎日の定例業務にするだけでも随分と見落としの可能性を下げられます。
メールの見落としを防ぐなら「Re:lation」がおすすめ
メールの見落としを防ぐなら、顧客対応ツール「Re:lation（リレーション）」がおすすめです。
Re:lationは、複数の問い合わせ窓口を一元管理できるツールで、顧客からのメールや電話、LINEなどを1つのダッシュボードのみで確認できます。
Re:lationを活用することで、以下のようにメールを見落としてしまう原因を排除できます。
10種類の問い合わせ窓口を一元管理
メールや電話、SNSなど複数のチャネルを展開している場合、窓口が多いゆえに顧客からの問い合わせを見落としてしまうこともあります。
このような問題はRe:lationを使えば解決が可能です。
Re:lationは、10種類以上の窓口を一元管理できるマルチチャネル対応の顧客対応ツールだからです。
各問い合わせには、「未対応・対応完了」などのステータスのほか、「至急」のようなラベルを付与できるため、メールを見落としたまま何日も放置されるという根本的な問題が解消されます。
対応遅れアラート機能で万一の見落としでも安心
対応遅れアラート機能を搭載しているのも、Re:lationの特徴です。
この機能は、対応漏れが発生している問い合わせを各担当者に通知するというものです。
たとえば、膨大な量の問い合わせで重要なメールが未確認の状態だとしても、通知によってその存在を素早く検知できるため、見落としのリスクを最小限に抑えられます。
「Re:lation」でメール見落としの原因を解消しよう
メールの見落としによって対応が遅れてしまった場合は、早急なお詫びと報告が必須です。
件名や本文、言葉遣いに十分に注意しつつお詫びメールを返信するか、重大な過失へと発展した場合は、電話や訪問によって丁寧に謝罪しましょう。
また、メールを見落とさないよう対策を考えることも大切です。
複数チャネルの一元管理やアラート機能が搭載されているRe:lationは、メール見落としの原因を解消できるツールとして役立ちます。
さらに問い合わせ窓口をまとめて管理することで、管理業務の効率化にも結び付きます。
便利なツールで根本的な問題を解消し、顧客からの信頼低下を防ぎましょう。
