本当におすすめのメール共有システム3社！迷わず選べる比較表つき

膨大な問い合わせメールに対応するため、多数の従業員で対応業務を行っているケースも多いのではないでしょうか。

このようなときに問題となるのが、対応漏れや重複対応、返信の遅延などです。

エクセルやスプレッドシートで管理表を作成したものの、なかなか効率よく運用できず、頭を抱えてしまうことも珍しくありません。

今回ご紹介するメール共有システムは、メール対応状況の一元管理によって業務効率化を実現できるツールです。

さまざまな種類が存在するメール共有システムですが、本記事では特筆すべき3つのツールに限定し、それぞれの特徴や機能などを深掘りしてみました。

この記事を読むだけで、業務フローに合わせた最適なメール共有システムが見つかります。

メール共有システムとは

メール共有システムとは、メールによる問い合わせ内容や対応状況などを一覧で把握できる製品です。

複数の従業員で問い合わせ対応を行う場合、業務が複雑になってしまう恐れがあります。

結果的に、「いま誰がどの問い合わせに対応しているのか」「AとBの問い合わせは対応済みか否か」といった判断がしづらくなり、対応漏れやミス、重複対応などのトラブルに発展してしまうケースも珍しくありません。

メール共有システムを使えば、問い合わせ内容の一元管理により上記のようなトラブルを未然に防げます。

メール共有システムを導入するメリット

メール共有システムを導入するメリットは次の通りです。

• 問い合わせ内容の一元管理で対応ミスや遅れ、重複対応を防ぎやすくなる
• ほかの担当者の対応内容を確認できるため、管理表やCc送信などが不要になる
• 対応履歴を残すことでスムーズな引き継ぎ業務につながる
• メール対応業務の効率化でCS（顧客満足度）の向上に結びつく

メール共有システムはその名の通り、組織やチームでスムーズな情報共有ができる仕組みが整っています。

対応状況や対応履歴の視覚化はもちろん、ベンダーによっては承認フローや担当者割り振り、社内向けコメント付与などの機能を提供する場合もあります。

メール共有システムの活用シーン

メール共有システムは、主に次のような場面で活躍します。

• サポートセンターやヘルプデスクでの問い合わせ対応
• ECサイトでの注文・予約受付
• 営業メールの共有
• 取引先からの発注の管理
• 実店舗における予約メールの確認

最近ではクラウド型のサービスが増え、従来よりも簡単にメール共有システムを導入できるようになりました。

そのため、サポートセンターやヘルプデスクを設置する中～大規模な企業以外に、小規模事業者でも導入しやすくなっています。

中小企業向けの活用方法については、以下の記事もご参考ください。

メール管理共有はクラウド型で対応時間もコストも削減！中小企業にもおすすめの使い方

【比較表】本当におすすめしたいメール共有システム3社

メール共有システムはタイプの異なるさまざまな種類が存在します。

そのなかでも、特筆すべき強みを持つメール共有システムは次の3つです。

メール共有システム3社の特徴とメリット

先ほどご紹介した3つのメール共有システムについて、その特徴や機能、価格などをより詳しく解説します。

製品選びの目安は次の通りです。

• 問い合わせ件数が多く、ミスの防止や効率化をはかりたい：Re:lation
• 幅広い用途に使用して費用対効果を高めたい：Mail Dealer
• 低予算・低人数からスタートしたい：Mailwise

Re:lation（リレーション）

Re:lation（リレーション）は株式会社インゲージが提供するメール共有システムです。

複数の問い合わせ窓口をチームで一元管理できるところに特徴があります。

10種類以上の問い合わせチャネルを一元管理

Re:lationはメールのほかにも、電話やSNSによる問い合わせ、公式サイトや大手オンラインモールの問い合わせフォームなど10種類以上のチャネルに対応しています。

マルチチャネルに対応する製品はRe:lationだけではありませんが、業界でも最高水準の対応チャネル数を誇ります。

そのため、モール出店型の店舗や直営ECといった多数のサイトを運営する中～大規模の企業に向いています。

さまざまな窓口から膨大な量の問い合わせがあっても、まとめて管理できるのが魅力です。

シンプルなダッシュボードで状況を一目で確認可能

Re:lationのダッシュボードには問い合わせ内容が一覧で表示されます。

受信した問い合わせ内容のステータスやタイムライン、担当者のコメントなど、問い合わせ対応に必要な情報を一目で確認できて便利です。

頻繁にやり取りするお客様をアドレス帳に登録し、複数の問い合わせチャネルの情報と紐づけることもできます。

顧客対応を効率化させる優れた分析機能

Re:lationは豊富な分析機能を搭載しています。

対応時間や受信件数、ラベル別件数などを期間ごとに集計し、グラフ化できます。

さらにオペレーターごとの対応状況も計測できるため、効果検証や分析による問い合わせ業務の改善が可能です。

Mail Dealer（メールディーラー）

Mail Dealer（メールディーラー）は株式会社ラクスが提供するメール共有システムです。

問い合わせ管理業務を効率化させる豊富な機能や、優れたセキュリティに特徴があります。

7,000社を超える幅広い用途での実績

Mail Dealerは企業規模を問わず、7,000社以上の導入実績を誇ります。

豊富な機能が用意されているだけあり、カスタマーサポートや注文メール対応、申込メール、チーム内での連携強化など、さまざまなシーンで活用されています。

数多くの機能のなかでもセキュリティ機能が豊富で、次のような種類が用意されています。

• 添付ファイル暗号化
• 添付ファイルURL化
• ウイルス＆迷惑メール対策
• 受信ファイルダウンロード制限
• IPアクセス制限
• 誤送信防止チェック

追加料金を支払うことで、上記の機能のほとんどが使える「セキュリティパック」が適用される仕組みです。

豊富な機能で情報共有の手間を削減

Mail Dealerでは、7,000社以上のユーザーから意見や要望を収集し、年に数回バージョンアップを行っています。

これまでに行ってきたバージョンアップによって、いまでは20種類以上の機能を備える大規模なメール共有システムへと成長しました。

メール共有に役立つ機能だけでもステータス管理やコメント添付、承認フロー、グループチャットなど多彩な機能が用意されています。

Re:lationには及ばないもののマルチチャネルにも対応しているため、小規模から大規模まで幅広い企業のニーズを満たしてくれるでしょう。

専任スタッフによる安心サポート

Mail Dealerでは、ユーザー各社に専任スタッフがつき、徹底したサポートを提供します。

7,000社の実績にもとづいて最適な運用方法を提案するほか、無料の導入サポートやセミナーを提供しています。

サポート満足度は95％、継続利用率は99％（ラクス調べ）といずれも高水準を記録しています。

Mailwise（メールワイズ）

Mailwise（メールワイズ）はサイボウズ株式会社が運営するメール共有システムです。

料金プランに柔軟性があり、価格が安いため、低予算・少人数で導入したい中小企業に向いています。

予算や契約期間を柔軟に設定可能

Mailwiseでは、予算や契約期間を柔軟に設定できるメリットがあります。

スタンダードプランとプレミアムプランの2種類が用意されており、いずれも初期費用はかかりません。

なかでもスタンダードプランは1ユーザーあたり月額500円から利用できるため、高額な予算が設定できない場合でも安心です。

契約期間も最低1ヶ月と短く、導入しやすさに特徴があります。

低価格ながら汎用的な機能を搭載

他社製品に比べて低コストで利用できるMailwiseですが、メール共有システムを使ううえで十分といえる機能が揃っています。

たとえば、ステータス管理や対応履歴管理、コメント添付といった汎用的な機能を搭載済みです。

30日間の無料お試しプランも用意されているため、いったんMailwiseを実際に利用してみて、「機能に不足がなければ料金の安いプランから使い始める」のが理にかなっているでしょう。

CRMとしても活用可能

業務改善クラウドサービスであるkintone（キントーン）とMailwiseを連携させることで、メール共有システムをCRM（顧客管理システム）としても併用できます。

kintoneのダッシュボードには顧客リストを表示できますが、Mailwiseと連携すると、その顧客リストに直接メールの送信が可能となります。

さらにMailwiseの履歴情報をkintoneのダッシュボードに表示可能です。

すでにkintoneを利用している場合、連携によって大きな相乗効果が生まれるでしょう。

メール共有システムの選び方

メール共有システムを選ぶ際は、次の3つのポイントを意識しましょう。

• 操作性に優れるか
• 機能性に優れるか
• ほかのツールと連携できるか

操作性に優れるか

メール共有システムを選ぶうえで、操作性は重要な選択要素となります。

メール共有システムは正社員だけではなく、アルバイトや派遣社員などさまざまな従業員が使用するツールだからです。

画面を一目見ただけで、どこにどのような機能が配置されており、どう操作すればよいかがわかるUIが理想だといえます。

また、機能の表示切替やカスタマイズ機能など、利用する従業員に合わせて柔軟に設定を変更できるツールであれば、非常に便利です。

今回ご紹介した3つのメール共有システムは、すべて無料お試しプランが用意されているため、実際に使用して操作性を確かめるのがよいでしょう。

機能性に優れるか

各ツールの機能を見比べるほか、搭載機能と価格とのバランスをチェックします。

メール共有システムで重要なのは、対応漏れや二重対応を防止するための機能です。

少なくともステータス表示や対応中の排他ロック、コメント・ラベル付与の機能を搭載した製品を選びましょう。

また、幅広い窓口から問い合わせを受ける場合は、マルチチャネルに対応したメール共有システムが有効です。

マルチチャネルの対応に特化したシステムの情報はこちらの記事をご覧ください。

マルチチャネルの問い合わせ対応に最適！管理システム導入のポイント

ほかのツールと連携できるか

すでに導入済みのツールと連携できれば、メール共有システムの費用対効果向上につながります。

たとえば受発注システムと連携すると、問い合わせをしたユーザーの発注履歴にもとづいて対応業務を最適化できます。

ほかにも、楽天市場やYahoo!ショッピング独自の問い合わせフォームやWebチャットに対応できるメール共有システムも存在します。

業務フローに合わせた適切なメール共有システムを選ぼう

複数の従業員で行うメール対応業務を一元管理できるメール共有システム。

スムーズな情報共有ができるだけではなく、対応漏れや重複対応を防ぎ、CSの維持・向上にもつながります。

メール共有システムには多種多様な製品が存在するため、自社に合うものを選別するのは決して簡単なことではありません。

そこで、「問い合わせ管理をメールのみに絞り込むか、それとも今後は窓口を拡張するか」「現在の業務で誤送信や対応漏れのリスクをどの程度考慮する必要があるか」など、自社の業務フローにもとづいて選別していくとよいでしょう。

最適なメール共有システムを導入すれば、自社の業務効率化に大きな効果を発揮します。