複数の人に同じ内容のメールを送り、受信状況も確認できたら便利なのにと感じたことはありませんか。これを可能にするのがグループメールです。一斉送信する機能を考えるとメーリングリストと同じようにも感じますが、グループメールにはメリットがたくさんあります。グループメールとはどのような機能なのか、具体的にみていきましょう。
目次
グループメールとは
グループメールとは、メールの送信、受信をグループで一括管理するシステムのことです。通常のメールは1対1として送信されるもので受け手による返信も、その1通ずつの複数メールに対しておこなわれます。
複数相手にメールを送る形式として、これまではCC機能が使われていました。CC機能とは宛先のCCに複数のアドレスを入れることで、それぞれにメールを送る方法です。これによってメールの一斉送信は可能でしたが、あくまで、複数のメールをそれぞれに送付するという形式が取られていました。
ところが、グループメールでは、1つのメールを複数人間でシェアする形式が取られていて、そのメールに関する返信もグループメンバーでシェアされる機能をもっています。つまり、1つのメールアドレスを起点としての情報共有やコミュニケーションを可能とする画期的なシステムと言えます。
グループメールのメリット
グループメールが多用されてきている背景には1つのメールアドレスを管理できる点にありますが、メリットは計り知れません。その中から代表的な3つのメリットをご紹介しましょう。
1．グループ内で情報を共有できる
社内外でのプロジェクトを進めるにあたって、担当者が複数いる場合、情報が行き違ってトラブルが起こった経験はありませんか？ また、メールが届かないことや誤って削除してしまったというトラブルも散見します。
グループメールでは、1通のメールに対して一覧で既読状況や返信内容を確認することができます。そのため、複数でプロジェクトをおこなっている場合でも情報共有をスムーズにでき、トラブルが起こりにくくなります。
また、それぞれの内容をグループ内で共有することで担当者への報告や連絡、相談も円滑にできてメンバー同士の連携を取りやすくなります。
2．コミュニケーションの向上を図れる
CCやメーリングリストなど複数人それぞれでメールを送り合う形式では、どうしても「個と個」の関係となってしまい、部署同士、担当同士というようなコミュニケーションが取りづらくなってしまいます。
グループメールを設定すると、グループ内での情報共有がおこなわれるため、それに付随して他のメンバーがアイデアを出したり、相談を持ちかけたりするなど、個々間のコミュニケーションが取りやすくなります。さらに、プロジェクトについての参考資料やサイト情報、顧客に対する情報の共有など、さまざまな内容を話し合うきっかけにもつながります。
その上で、他のメンバーがいるという公の場ともなりうるので、「言った、言わない」というような個人間の行き違いが少なくなるなど、トラブルも予防できます。総じて、メンバー間でのコミュニケーション力が高まり、プロジェクトの遂行や社内環境の向上にも役立つでしょう。
3．通常のメールにない機能が使える
グループメールの提供会社は多数ありますが、サービスによってはメールを一覧で管理できるシステムを取り入れている場合があります。グループへの参加者が多い場合、メールの到達や返信の有無を一通一通確認するには時間と手間がかかりますよね。ですが、一覧管理を活用すれば、すぐに確認できるので便利です。
例えば、会議の出席可否を問うメールを20名に送る場合を考えてみてください。一人ひとりの返事を確認するには相当な労力がかかりますが、一覧だと分かりやすいですし、返信が来ていない人に対して返信を促すことも楽におこなえます。
また、送信時間の指定機能や相手方が受信するまで自動再送機能を持つサービスなど、提供会社によって様々な機能があります。グループメールには無料メールやメーリングリストでは使えない便利な機能が多いので、業務も進めやすくなるでしょう。
グループメールのデメリット
グループメールには便利な機能がある一方でデメリットも多く存在します。グループメールを原因とするトラブルもあるため、解決法も知っておきましょう。
差出人の明記がない
一般に使われているGmailなどの無料のメーラーでグループメールを使う場合、デフォルトの設定では差出人の明記がありません。社内での送受信であれば、差出人の明記がなくとも問題はないかもしれませんが、社外への送受信となった場合、受け手側の不安をあおります。差出人の明記がない分、送信者の責任の所在も不明確となってトラブルのもととなりかねません。
例えば、GmailでGoogleグループのグループメールを使っているのであれば、ぜひ、設定を見直してみましょう。
- Gmailにログインして右上の歯車ボタンをクリックする。
- 「設定」画面に移動して「アカウント」タブを表示する。
- 「名前」の欄の「メールアドレスを追加」をクリックして差出人となる名前とメールアドレスを入力する。「次のステップ」というボタンをクリックする。
- 「確認メールの送信」ボタンを押し、届いたメールの確認コードをメモする。
- 確認コードを「メールアドレスの追加」設定画面に入力し、確認ボタンを押す。
この手順で簡単に差出人名を表示させられるので、設定しておきましょう。
情報流出の危険がある
以前、公官庁がGoogleグループを活用してグループメールを使っていたため、登録されているメールアドレスやかかわっているグループの情報が、権限なく閲覧できるというトラブルがありました。
このトラブルはデフォルト設定のままGoogleグループを使ったために起こったもので、どこででも起こりえます。Googleグループを使っている方は、情報流出を避けるためにも、設定を確認しておきましょう。
- Googleグループにログインして「マイグループ」の中から自分が参加しているグループを選択する。
- グループ名の右側にある「このフォーラムについて」を選択する。
- アクセスの欄を確認して、「誰でもコンテンツを閲覧できます」という状態から、「メンバーだけがコンテンツを閲覧できます」に変更する。
「誰でもコンテンツを閲覧できます」という設定は、URLさえ知っていれば、メンバー以外でも内容を見られる状態になっています。「メンバーだけがコンテンツを閲覧できます」の設定に変えることで、非公開に変更できます。ただし、設定を変更できるのはグループのオーナーのみなので、自分がオーナーでない場合は、オーナーに設定変更を依頼しましょう。
差出人の明記や個人情報の流出に関しては、無料のグループメールを使っている場合に可能性が高まります。機能性に優れてセキュリティにも配慮されている、メール共有、管理システムを利用している場合は問題ありません。
グループメールとメーリングリストの違い
複数人に対してメールが送られる機能と考えればグループメールとメーリングリストは似ています。しかし、メーリングリストでは、リストに登録されているメンバーのみがメールに対して投稿できる一方で、グループアドレスでは、メンバー以外の人でもメールに投稿できるメリットがあります。
グループ外の多数の人に対してメールを活用するのであれば、グループメールを活用する方が使いやすいといえます。
グループメールのおすすめの使い方
グループメールを提供しているシステムは複数ありますが、どのように使い分ければいいのでしょうか。代表的なGmailと一般的なメール管理共有システムについて知っておきましょう。
Gmailを使用する場合
Googleグループを活用したGmailは、あらかじめ連絡先のグループを設定しておいて、メールを一斉に送信することができます。簡単に利用できる反面、設定を誤れば情報漏えいのリスクがあるのも事実です。そのため、活用は個人間での利用に控えたほうがよく、企業での活用はおすすめできません。
メール管理・共有システムを使用する場合
メール管理、共有システムを利用する場合、セキュリティ面での配慮がされているため、登録メンバーの情報や共有情報など個人情報の流出は防げます。
また、メール送信日時の管理や簡易な返信機能などを備えているサービスもあります。そのため、個人だけでなく、中小企業や大企業などビジネスをメインにされている方におすすめです。
企業でグループメールを使用するならメール管理・共有システムがおすすめ！
1つのメールアドレスを設定して、複数人で使用するグループメールは、プロジェクトの遂行や顧客との連絡など情報共有に役立ちます。ただし、情報流出の心配があるため、無料のサービスを利用する場合は、非公開設定になっているかを見直しましょう。
企業でグループメールを使うのであれば、メール管理・共有システムを取り入れてみましょう。メンバー間のコミュニケーションも向上してビジネスツールとしての幅が広がります。
