メンバー間でしっかり情報共有ができるサービスを探していました
御社の業務内容やお仕事の体制について教えて頂けますか？
業務内容は一般的な税理士事務所ですが、特色としてはお客様がすべて外国の方と言うところでしょうか。取引先法人様ごとに1名～数名の担当者の方とやり取りをしています。窓口は私がやっていますが、実務の段階に入ったら実務メンバーが2名1チーム体制で直接お客様対応を行います。私は書類のレビューや込み入った話になったら入る形ですね。業務上1月～3月は特に繁忙期でやり取り件数は多くなりますね。
データの保存容量が大きく料金対比で一番安かったのが『Re:lation』
どの様な課題があって導入検討されたのでしょうか？
業務上お客様から添付ファイルで資料をお送りいただく事が多いのですが、実務メンバーに送られずに窓口である私にだけ送られてきてしまう事がよくあるのです。そんな時、その都度誰がファイルを受け取ったのか、もしくは受け取っていないのかを確認しあったり、各メンバーが検索して探したりする手間が発生していました。適切にメンバーに転送するだけでも手間なんですが、時には受け取っていたことを把握できず、二重でお客様に送付依頼をしてしまったりする事もあり、時間の無駄と共にお客様にご迷惑をおかけしていました。こういったことが毎日数件は起きていましたので、メンバー間でしっかりメールの情報共有ができるツールを探す事になりました。
検討の際に他のサービスとの比較検討はされましたか？
はい。もちろんしました。今回はグループのアドレスに共有するのではなく、社員全員の個人アドレス宛のメールを一つの受信箱で共有管理したかったので、それができるという点が一つ。もう一つは業務上少なくともやり取りのデータを1年分保持しなくてはならないので、データの保存容量が大きく料金対比でお安いという点で、『Re:lation』を選定させていただきました。
お客様との行き違いや社内共有漏れが一切起きなくなりました！
導入前に心配だったことはありませんでしたか？
今まで個人で管理していたメールが、共有することによって全員のメールが見えるような状況になるので、みんなが全部のメールを読んで業務をしなくてはならないかも知れない、という心配がありました。
実際に『Re:lation』を導入されてみていかがでしたか？
まず心配していた点について大丈夫でした。ラベル機能とコメント機能を使う事で自分が対応すべきものだけを見て業務ができています。そして、そのおかげで今では改めて社内にファイル転送し直す事はもちろん、お客様とのファイル行き違いや社内共有漏れが一切起きなくなっています！
おお、それは良かったです！具体的にラベルやコメントはどのような使い方をしておられますか？
まず自分が対応すべきものを把握する為にラベルを使いました。具体的にはすべてのお客様名のラベルを作り、チケット（メール案件）に貼っています。このことで自分の担当顧客のラベルだけを見れるようになりました。そして、メッセージのやり取りの中で他の社員に見てもらいたいものがあった場合は、コメントを使って通知することで、必要なメールだけを確認する事が出来るようになりました。
なるほどです。他にも業務に活かせている部分や便利な部分はありますか？
テンプレート（定型文）もよく使っています。例えば年末調整の資料を送る、とか、社会保険の年度更新の資料を送る、など業務上で定型文にしやすい連絡内容が多々発生するので、テンプレートへの登録をどんどん増やしている所です。
そうなんですね。以前からなんらかの形で定型文はシェアしておられたのでしょうか？
はい。Wordファイルなどを共有してコピペしてましたが、レイアウト崩れが起きたりなど問題点があり困っていました。『Re:lation』導入でそのような心配が一切なくなったのも良い点です！
重要なやりとりもタイムライン機能で一発呼び出し！
逆に『Re:lation』を導入されてから気になっている点や課題はありますか？
お客様とのメッセージのやり取りの中で、特に重要なやり取りをしたメールはPDF化してDropboxに保存しているのですが、探しにくいし、そもそも保存が面倒なんですよね。何か良い運用方法がないかなと感じています。
重要な内容とはどんな感じのもので、どのような時に使うのでしょうか？
例えば税務的な見解を述べた内容であるとか、クライアントとの金銭含めた取引条件などといったものとかでしょうか。お取引関係が何年もにわたってくると、過去に何と言ったのか遡り確認をしないといけないタイミングが多くありますし、言った・言わないの話になった時のエビデンスとして取っておきたいのです。
そういう事でしたらタイムライン機能を使うのが良いですね。
過去のお客様とのやり取り内容が全て時系列に並びますので、重要なものについては今PDFのタイトルに入れているものをチケットの件名を入れて頂ければ、それを探すだけでよいです。
おおー。こんな機能もあったのですね。特に当社はメールは英語なのでタイトルを日本語にするだけでもかなり探しやすいですね。これは是非取り入れます！
チケットの件名を検索でも追えるので、タイムラインと検索で問題無いですね。
ありがとうございます！対応方法がわかってよかったです。
対応案件が多い事務所や分業体制の事務所へおすすめ！
同様の課題に悩む税理士事務所様はじめ士業の方に、課題を解決された先輩として一言いただけますか？
対応案件が多い事務所さんや、分業体制を敷かれている、若しくは敷こうと思われている企業さんに『Re:lation』はとてもお薦めできますね。
分業体制は効率がとても良いのですが、それぞれ業務内容の異なる人同士のコミュニケーションに時間が掛かりやすいのが難点です。
そこの時間がかかってしまうとかえって非効率になったりします。ただその共有さえうまくいけば、分業のメリットが生かせます。
また、当社で例えるとバイリンガルで実務ができる人をどんどん雇っていくのはベストですが、どうしても採用面の難易度が上がってしまうのは否めません。
分業体制が取れるのであれば、個々のスキルを持つ人を雇えば良いので採用もしやすくなりますよね。そこも分業のメリットだと思います。
